Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя - 24+2

Руководителю рекомендуется овладеть обоими методами, так как в его работе регулярно встречаются задачи, требующие то «аналитики», то «творчества». Практикуя рисование карт мыслей в течение двух-трех недель, вы сможете перевести это на уровень навыков.

Отличный инструмент. Один только минус – удовольствие дорогое. Хороший секретарь, или, точнее, помощник руководителя, требует отнюдь не слабой оплаты труда. Рекомендуется для высшего управленческого звена: председателей правления, директоров. Секретарь хорош, если секретарь обладает слепым методом набора, навыками быстрого чтения, отлично разбирается в офисных приложениях и Интернете. Умеет сортировать и приводить в порядок информацию как в электронном, так и в бумажном виде. Кроме того, должен буквально с полуслова понимать руководителя, чтобы экономить время на коммуникацию. Умело отсеивать входящий мусор, точно фиксируя, кто, когда и с какой целью звонил. Он также должен уметь планировать график руководителя, то есть обладать навыками тайм-менеджмента, хорошо общаться и сглаживать острые углы, легко работать в стрессе и конфликтных ситуациях.

Реальная история. Англия, 50-й год прошлого века. Вице-президент Бетл-Хим Шваб вызывает консультанта Ли и просит дать совет по лучшему управлению делами. Недолго думая, Ли предлагает следующее:

– Напишите список дел, которые собираетесь делать завтра. Теперь выберите из них самое важное, самое ценное. Завтра утром приступите к нему. Ни на что не отвлекайтесь, пока его не завершите. После выполнения снова пересмотрите список. Возможно, появились новые задачи, которые требуют решения. Выберите на этот раз самую важную задачу и незамедлительно приступайте к ее выполнению. И в такой последовательности работать до конца дня.

Даже если вы не дойдете до конца списка, вы выполните самые важные задачи. Работайте так каждый день, и результаты не заставят себя ждать.

«Насколько сочтете этот совет ценным, столько мне и заплатите», – с этими словами Ли удалился.

Через две недели Ли получает чек на сумму 25 000 долларов. На чеке внизу мелкой строчкой было написано: «это был самый лучший совет по менеджменту, который я услышал за последние 20 лет!»

Это хорошая и поучительная история. Одно но: Англия, прошлый век. Россия, XXI век: насколько может позволить себе управленец весь день работать, не отрываясь ни на какие задачи, пока не завершит их? Практически нереально, находясь в офисе, пользоваться этим советом. Данный метод хорошо подходит только для закрытых часов, или day off, о которых речь пойдет дальше. Именно в такой день метод Швабры позволяет полноценно и качественно «зачистить» рабочие задачи, сконцентрировавшись на крупных, «дорогостоящих задачах».

В-АВВ

Мы с вами недалеко ушли от животных. По-прежнему являемся частью природы. Нашей активностью управляют биоритмы. На данном рисунке представлен суточный биоритм. То есть так изменяется степень нашей активности, энергетики в течение 24 часов.

На данной схеме два холма. Первый примерно вдвое выше второго. С восходом солнца активность организма начинает возрастать и достигает своего максимума в полдень. После обеда – небольшой спад, после которого – очередной подъем. В четыре часа утра физиологическая активность организма вдвое меньше, чем в полдень. То есть в 12 часов дня на 100 % выше степень внимания, сила и скорость реакции, чем в четыре утра. Попробуем расположить выполнение задач согласно этим волнам.

Графическая схема суточного биоритма

Рабочий день будем начинать с задач категории «В». Важных, но не срочных. Важно, чтобы эти задачи были по продолжительности не более 1,5–2 часов. То есть вы должны быть полностью уверены, что успеете завершить за час-два начатую работу. По их завершении вы получаете две волны энергии. Первая – вдоль растущего графика биоритма, вторая – мозг впрыскивает в кровь эндорфины, гормоны счастья. Мы так устроены, что после завершения полезного дела мозг реагирует секрецией гормонов счастья. Получается одна поддержка – снаружи, вторая – изнутри. Можно ли желать лучшего?