Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя - 24+2

Порционность задач

В данной главе мы рассмотрим, как можно сортировать выполнение задач, исходя из одного критерия: время выполнения дела. То есть сколько требуется времени, для того чтобы выполнить его. Условно разделим все задачи на категории 3, 15, 30, 90 минут. Для каждой из этих категорий будут работать свои правила. Для большего интереса начните с практикума, предлагаемого ниже.

Правила порционности задач

3 минуты.Для задач, длительность которых занимает менее трех минут, используем правило «упал, отжался!». Или принцип «здесь и сейчас». Если задача требует менее трех минут для своего выполнения, нет смысла записывать ее в органайзер и думать, когда удобнее ее выполнить. Прямо сейчас возьмите и сделайте ее. Время, которое потребуется, чтобы сформулировать ее на результат, оценить ее приоритет, решить, в какое время лучше всего выполнять ее… Бред! Вы потратите больше времени на все эти процедуры, чем на то, чтобы встать, решить это дело и вернуться на место. Ни на секунду не задумывайтесь, «когда ее лучше сделать». Если задача короткая – быстро выполнили и забыли про нее.

Единственное, когда трехминутке позволительно уделить внимание на фиксацию в органайзер, – если выполнить ее сиюминутно не возможно. К примеру, дело на три минуты нужно выполнить на объекте, в котором вы будете вечером.

15 минут.Для дел этой категории используем «"В"-ассорти». Выделите в рабочем графике одно-два окна в течение дня продолжительностью 60 минут. К примеру, утром и после обеда. В эти окна направляйте все задачи категории «В», которые занимают 3–15 минут. У вас получится нарезка из нескольких коротких задач. Как только подошло время окна выполнения, принимайтесь за их выполнение. Подобная компоновка позволит не терять концентрацию в течение дня, а если утро начать с такой нарезки, то вы получите львиную порцию гормонов счастья уже в начале рабочего дня.

30 минут.Если задача требует 20–30 минут для своего решения, то это обычная плановая задача. Именно такие «30-минутные кусочки» следует формулировать на результат. Проставлять для них приоритет и определять оптимальное время выполнения. Это задачи, которые мы согласовываем с другими людьми, если они принимают в них участие и т. д. Еще раз подчеркиваю, это плановые задачи, к которым применимы основные правила планирования.

90 минут.Если задача требует для своего решения более часа, то следует применять правило «закрытого часа». Закрытый час – это когда вы отключаете всю коммуникацию с внешним миром и погружаетесь в решение данной проблемы. Соответственно при закрытом часе вас уже не потревожат трехминутки и прочие задачи. Закрытый час позволяет сконцентрироваться на решении проблем.