Алла Сорокина - Основы делового общения

В международной переписке – сначала пишут «кому», а затем – «куда». Фамилию адресата необходимо писать с инициалами, причем инициалы пишутся перед фамилией. Перед инициалами лучше всего поставить вежливое обращение «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам».

Если это не первое письмо к вашему партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе. Обычно ссылку ставят слева, и это следует сделать перед обращением.

Перед обращением практически любое письмо должно иметь заголовок. Наличие заголовка к тексту значительно облегчает работу с документом. Он позволяет быстро определить смысл содержания письма, его важность. Основное требование к заголовку – быть кратким, но точно отражать содержание письма, отвечая на вопрос «о чем?», например: «Об организации конференции» или «О нарушении условий договора».

Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка либо в левом верхнем углу, либо посередине. Чаще всего заголовок все же располагают в верхнем левом углу. Печатают его без кавычек и подчеркивания в одну или несколько строк (в строке не должно быть более 28 знаков). Строки печатаются через один интервал.

Заголовок является поисковым признаком письма. Его наряду с датой, регистрационным номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при его регистрации и постановке на контроль.

Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно правильно сформулировать заголовок к тексту.

Перед обращением принято делать двойной интервал между строками. В российской практике после вступительного обращения ставится восклицательный знак. Обратите внимание на то, что после обращения европейцы и американцы ставят двоеточие или запятую.

Если вы лично знакомы с адресатом, то возможно использование обращения по имени и отчеству: «Уважаемый Игорь Николаевич!» Такое обращение носит менее официальный характер, и, как правило, его используют в письмах-приглашениях, письмах-извещениях или письмах, содержащих благодарность автора за проявленное внимание, оказанные услуги и т. д.

В письмах, адресованных вышестоящим должностным лицам органов государственной власти и управления, применяется иная форма обращения. В этом случае указывается должность, а не фамилия: «Уважаемый господин мэр!» или «Уважаемый господин министр!» Такая же форма может применяться и при обращении к руководителям компаний, фирм: «Уважаемый господин президент!» или «Уважаемый господин председатель!».

Если вы пишете своему партнеру впервые и с адресатом лично не знакомы, необходимо начать с представления своей фирмы, ее целей и задач, которые она ставит перед собой, с обращением: «Уважаемые дамы и господа».

Однако ваше письмо не должно быть объемным. Писать длинные письма в деловой корреспонденции не принято. Если все же ваше письмо на одной странице не помещается, страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами.

Но будет более эффективным послать вашему потенциальному партнеру буклет с подробной информацией о вашей фирме в качестве приложения. Текст этого материала должен быть на языке вашего партнера или на английском языке.

Существуют определенные требования к текстам деловых писем, это:

1) достоверность и объективность информации;

2) полнота информации. Недостаточно полная информация заставляет составлять повторные письма с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, этим откладывая решение вопросов;

3) точность и краткость изложения. Не следует уделять внимание малозначащим фактам или подробностям;

4) четкость и логичность построения предложения. Нельзя допускать двоякого или неверного толкования фразы.

Часто авторы письма, стремясь привлечь внимание партнера к каким-то обстоятельствам, несколько раз повторяют одно и то же. Как им кажется, это является средством большего убеждения. Однако это не так, и следует избегать ненужных повторов.

Служебное письмо, как правило, посвящено одному вопросу. Содержание может касаться и нескольких вопросов, но тогда они должны быть взаимосвязаны. Если же вопросы разнородны, целесообразно составить несколько писем.

Содержание письма – это связанный текст, который состоит из следующих частей: вступление, основная часть (основное содержание) и заключение.