Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий - бизнес-процессы и организационная структура

В четвертом разделеприводится календарный план-график реализации проекта. В графике указываются детальные мероприятия, а также их результаты, на основе которых будет приниматься решение о выполнении работ. В план-графике указываются сроки начала и окончания мероприятий, исполнители и ответственные. При этом должно быть соблюдено следующее правило — по каждому мероприятию может быть несколько исполнителей и только один ответственный.

Пятый разделплана описывает бюджет проекта, в который включаются величина мотивационного фонда проектной группы, затраты на обучение и техническое обеспечение проекта, а также прочие затраты, необходимые для выполнения проектных работ.

В результате разработки этих пяти разделов получается полная картина по проекту, дающая ответы на следующие вопросы:

• какие цели и результаты нужно достичь и что должно быть на выходе проекта?

• что нужно сделать для достижения целей?

• кто за это отвечает и кто выполняет?

• сколько это стоит?

После получения ответов на эти вопросы нужно провести оценку того, насколько цели проекта оправдывают усилия и финансовые затраты на его выполнение. Затем принимается окончательное решение о начале проектных работ. К плану проекта рекомендуется разработать два приложения, составляющие VI и VII разделы.

Шестой разделпредставляет календарный план-график в виде диаграммы Ганта, который наглядно представляет ход проекта, его этапы и удобен для доведения плана до исполнителей и его контроля.

Седьмой разделвключает листы согласования участия сотрудников в проекте. Эти листы пригодятся менеджеру проекта при разрешении конфликтов с функциональными руководителями за выделение временного ресурса участников проекта, основная работа которых происходит в их функциональных подразделениях.

Последний критический фактор успеха реализации проектов оптимизации, который осталось рассмотреть — это управление изменениями.

В ходе проектов оптимизации возникают сопротивления. Носителями сопротивлений изменениям, также как и носителями изменений, являются люди. Люди не боятся изменений, они боятся быть измененными. Лучшее время для преодоления сопротивлений изменениям — это период до их возникновения.

Уменьшение сопротивлений происходит с помощью применения технологий управления изменениями, которые включают следующие процедуры:

• выявление сил сопротивлений и их источников;

• оценка сил сопротивлений;

• анализ сил сопротивлений;

• планирование мероприятий по уменьшению сопротивлений и их последствий;

• выполнение мероприятий по уменьшению сопротивлений до возможного минимума;

• контроль и оценка выполнения мероприятий по уменьшению сопротивлений;

• обработка и накопление информации по управлению изменениями.

Первый этапуправления изменениями заключается в выявлении сил сопротивлений и их источников. На этом этапе все возможные проявления открытых и скрытых сопротивлений фиксируются, а также идентифицируются подразделения и сотрудники, которые являются их источниками.

На втором этапепроводится количественная оценка сопротивлений по двум критериям. Первым является величина сопротивлений и их последствий для успешной реализации проекта. Второй критерий представляет вероятность возникновения сопротивления. Перемножая значения этих показателей, получают степень приоритетности по каждому выявленному на первом этапе сопротивлению. Далее силы сопротивления ранжируются по приоритетности и согласно закону Парето из них выбираются наиболее приоритетные. Только для этих сил далее разрабатываются и реализуются мероприятия по работе с ними.

Третий этапуправления изменениями состоит в анализе приоритетных сил. На этом этапе выявляются причины и мотивы их возникновения. Далее происходит их оценка и определение наиболее приоритетных причин.

На четвертом этаперазрабатывается план мероприятий по уменьшению до возможного минимума сопротивлений и их последствий.

В ходе пятого этапапроисходит реализация плана мероприятий по управлению изменениями, разработанного на предыдущем этапе. Типовые мероприятия, реализуемые в проектах оптимизации, будут рассмотрены далее в следующем разделе.