Кеннет Роуман, Джоэл Рафаэльсон - Как писать так, чтобы вам доверяли

Предупреждение: электронная почта нередко вызывает привыкание и становится причиной разного рода проблем. Она может ускорить развитие конфликта в вопросах, которые требуют более глубоких размышлений. В переписке по электронной почте бывают моменты, когда не удается прервать разговор и спокойно решить проблему. А иногда из соображений любезности наилучшим выходом было бы написанное от руки письмо.

Обычно те, кто оказался в онлайн-пространстве не так давно, делают для себя массу открытий и готовы всем сообщить об этом. Однако они рискуют столкнуться с огромной, но не расположенной их слушать аудиторией. Люди застенчивые, напротив, могут замкнуться в рамках электронных сообщений, что не улучшит их коммуникацию с миром. В целом же все большее число людей отправляют все больше лишних мыслей все большему количеству адресатов. Зная об этом, некоторые начинают удалять письма без прочтения или просто не отвечают на них.

Время — это проблема

Проблема связана не столько с написанием письма, сколько с его получением — как заставить деловых людей прочесть ваше сообщение и добиться ожидаемых действий? Пассажир на борту самолета из Нью-Йорка в Даллас [20]ответил на 900 неоткрытых электронных писем, полученных им за десять месяцев. Однако их оказалось так много, что ему пришлось быть избирательным и удалить весь очевидный мусор.

Большинство руководителей получают от 50 до 100 электронных сообщений в день, у кого-то это число достигает четырех сотен. Допустим, половину легко отсортировать и удалить. Но для ответа на вторую половину и написание еще пары десятков писем потребуется от двух до четырех часов в день. Каждый день. Поток никогда не прекращается. Если вы не разберетесь со своей почтой, она будет безостановочно накапливаться, а вы будете жертвовать общением с семьей, сном или деловыми встречами, чтобы в конце концов что-то сделать со всем этим.

Проблема нехватки времени не ограничивается электронной почтой. Опрос Pitney Bowes показал, что среднестатистический офисный работник в США отправляет или получает более 200 сообщений в день по телефону, электронной почте, голосовой, внутриофисной и традиционной почте, экспресс-почте, факсу, через телефонограммы, курьера или в виде стикеров. Многие из этих сообщений постоянно держат руководителей в напряжении. Специалист по экономике труда Алан Крюгер говорит: «Стало гораздо труднее определить, где кончается работа и начинается отдых».

Мы специально дали вам некое представление о том, какое давление на бизнес оказывает электронная почта. Это понимание — отправная точка для того, чтобы научиться писать хорошо.

Как написать эффективное электронное письмо

Деловое электронное письмо обладает некоторыми особенностями. Основная его часть состоит из кратких тезисов — обычно чем короче, тем лучше. Во многих случаях e-mail используется вместо привычной записки или письма, что однако не отменяет требований к тексту.

Электронная почта, будучи продуктом эпохи интернета и компьютеров, дает отличную возможность для совместного творчества. При этом нет нужды встречаться в одной комнате, чтобы работать вместе. Формат соавторства реализуется как краткое сообщение со вложенным документом для комментариев. Так, авторы этой книги, находясь в Нью-Йорке и Чикаго, смогли совместно работать над переизданием, обмениваясь отрывками текста и своими соображениями по электронной почте.

Все эти формы переписки имеют общую цель: продвигаться вперед, не теряя времени. И здесь писатель постоянно сталкивается с уже знакомой нам проблемой: как быть уверенным в том, что твое сообщение прочтут.

1. Придумайте ясный и убедительный заголовок

Все электронные письма в вашем ящике выглядят одинаково. Не существует внешних подсказок, по которым вы могли бы понять, какое из них важное, а какое нет: ни штемпелей авиапочты, ни сортов почтовой бумаги, ни конвертов, ни знакомого почерка. Единственный признак — личность отправителя и тема.

Вы не сможете о многом судить по первому критерию, чего не скажешь о втором — определении темы по заголовку [21]или названию. Как люди, много лет проработавшие в рекламном бизнесе, мы можем точно сказать, что заголовок — самая читаемая часть любого объявления. Именно заголовок побуждает людей читать дальше (приглядитесь к заголовкам газет, в частности The Wall Street Journal, и вы поймете, что обращает на себя взгляды читателей).