Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

В другом месте упомянут «“On-Site Visitor Form” (349X)». Здесь скобки показывают, что данный бланк имеет определенный номер 349X. А в предложении: «The form must briefly describe the reason for the visit (required clearances will be pulled up automatically)» – в скобках дана дополнительная информация. Это избавляет от необходимости составлять отдельную фразу.

Скобки – удобный способ обозначить связь тех или иных сведений. Они вполне естественны в электронной почте, где главное – лаконичность и ясность.

В некоторых компаниях есть внутренние правила оформления писем. Списки таких требований называются таблицами стилей. Не так давно во многих компаниях были таблицы стилей для секретарей. Когда личных секретарей упразднили и руководители стали писать письма сами, таблицы стилей вышли из употребления. Однако теперь они появляются вновь.

Если в вашей компании нет таблицы стилей, сохраняйте примеры писем в отдельном файле. В дальнейшем вы можете использовать их в качестве образцов.

Jack, Lew,

Предмет обсуждения

I am writing to tell you that I need your support on the Lumina Allied team now more than ever.

Проблема

As you know, the IPO market has been hard hit in recent weeks, exactly when we’re preparing to go public. I am concerned that our can-do attitude is being replaced by a couldn’t-do – right at the time we need to carry the ball over the line and score!

Решение

Market trends are just that – market trends. They come, they go. We need to keep in mind that we’re not just selling a product – we’re selling to someone. That is the message I want you to pass to your teams: Who we’re selling to counts just as much as what we’re selling.

Вывод

And that’s exactly why we’re going to win. Our investors believe in our product, but they also believe they’re backing the best team. In fact, they believe in us so much that the subscriptions are being snapped up. We have to try as hard as we can in this final hour to get to the finish line and win.

Подтверждение доброй воли

I’ll see you at the 2:30 meeting later today.

Деловая переписка обязывает ставить разум выше эмоций, логику выше чувств, сдержанность выше экспрессивности. Но порой тексту нужен внутренний импульс – ведь мы апеллируем не только к мыслям адресата, но и к его чувствам. Это особенно важно, когда нужно убедить или мотивировать других людей.

И здесь на помощь приходит метафора. Она позволяет без лишних слов выразить целый спектр идей. Если вы говорите: «the sales reps huddled before the presentation», – вместо: «the sales reps spoke together before the presentation», – вы посылаете совершенно иной сигнал. Вторая фраза звучит нейтрально, первая имеет особый смысл и звучит чуть иронично.

Глагол «huddle» показывает, что эти люди работают вместе и вырабатывали общую стратегию решения проблемы. Кроме того, «huddle» ассоциируется с секретностью – похоже, торговые представители знают нечто, неизвестное прочим. Мы чувствуем, что эти люди готовятся к бою. Речь явно идет об избранных, среди которых нет аутсайдеров. Видимо, продажники постарались уладить внутренние разногласия, чтобы выступить единым фронтом.

Вот как много информации несет всего одно слово!

В деловой переписке органично смотрятся метафоры, связанные с войной и спортом. Здесь нет метафор, связанных с садами, морем или небесными телами. Место таким образам в будуаре, а не в зале заседаний правления.

Задумайтесь, как часто вы встречаете в деловом английском следующие слова и выражения: teamwork, team player, score, pass the ball, step up to the plate, play hardball, play fair, tackle a problem, give a play-by-play, ante-up, put your cards on the table, hit the basket, take the ball and run with it, steal the ball, strike out, commit a foul, get called out, rack up points, play the field, hit a home run, par for the course, tee up и т. д.

А вот еще одна группа слов и выражений: on the offense, on the defense, close ranks, call in the back-up, do double-duty, move to the front lines, or speak to the commander. Или еще более хлесткие: drop the bomb, get the ammo out, take down the leader, account, take territory, take ’em down, kill ’em, throttle them, straggle them, explode them out of the water, sink the ship, go for the throat, show no mercy, nail ’em, nuke ’em и т. п.

Военные и спортивные метафоры предполагают противостояние. С одной стороны «we», с другой – «them». Каждая сторона старается побороть противника, кто-то должен одержать победу, кто-то – потерпеть поражение. В бизнесе речь идет не о потерях живой силы или территории. Борьба идет за деньги. Или за власть. Или за то и другое сразу.

Многим руководителям трудно, а порой и невозможно сказать своему подчиненному: «I really feel good working with you». Куда проще сказать: «Good news! You’re defending the front lines, Paul». Спортивные и военные метафоры позволяют выразить радость, огорчение, расположение и гнев, не нарушая общепринятых рамок поведения. Метафоры помогают соблюдать условности, которые требуют скрывать чувства, а не выставлять их напоказ.