Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Tristan, our in-house delegate, under-supervised the vendor Real People. Consequently, the probing psychographics focused on follow-ups at the expense of closed-ends. Length and sequencing were against us – we covered a lot of terrain but without much depth.

Overall, the E-Hotels Survey is disappointing, as we will discuss at our monthly meeting at Heathrow on August 12. I wanted to give you the heads-up before the executive summary and full report reach your offices by the end of next week. Please know that I am working to salvage whatever information data we can.

I’ll set up a conference call in the coming days so we can come up with a game plan.

В этом нет ничего сложного, но этого не делает почти никто. Помните: первым делом получателю важно понять вашу задачу. Все остальное – просто дополнительная информация.

Цель деловой переписки – не подружиться с собеседником или похвастаться богатым словарным запасом. Деловая переписка – это часть бизнеса. Она требует четких прямых формулировок. Авторитетный тон производит впечатление, даже если адресат не понимает жаргон инсайдеров. А если вы сообщаете дурные вести, не жалейте времени, чтобы преподнести их должным образом.

Бизнес не любит нытиков и трусов, но борцы и воители всегда получают по заслугам. Бизнес – это прежде всего действие, а действие – лучшее средство против дурных вестей. Если вам выпало сообщить плохие новости, сделайте это кратко, без лишних рассуждений, и сразу предложите, как исправить или улучшить неприятную ситуацию. Готовое решение поможет сгладить тягостное впечатление.

Просматривая письма в своем ящике, попробуйте определить:

• Какие из них написаны авторитетным тоном?

• Какие дают понять, что ситуация под контролем?

• Какие выглядят неряшливо?

• Какие читаются легко и быстро?

• Какие кажутся сбивчивыми и туманными?

• В каких ощущается внимание к адресату?

Lyn, Carla, Barry, Bob, Ron,

Предмет обсуждения

I want to say that it was great working with you and your teams on the Lumina Corp. closing.

Ситуация

As we know, this was one of the most difficult closings in Vector history. It wasn’t just the deal on the table, but the direction – and even the future – of our firm in the next 10 years. We weren’t negotiating for value and profits – we were negotiating for every employee and for every investor, from the loading dock to the boardroom.

Триумф

And we succeeded! When we were at the table in Boston with experts in French and German law, we never missed a beat and achieved our goals without significant compromise. We more than matched the hordes of experts directed at us by Lumina, even when the employee compensation issues hit us broadside.

Причина

Throughout this difficult time, you delivered selfless, unhesitating support. You were available at all hours, even well after midnight on the Memorial Day weekend; you responded quickly to every deadline, including the last-minute TAP; and you proved that your knowledge and understanding of the issues, from R&D through MIS, are outstanding.

Личная благодарность

I couldn’t be more proud of the Vector negotiations team.

Чтобы сделать тон письма более теплым, используйте местоимения первого и второго лица: «я», «мы», «вы». Если есть «I» и «you», значит, существует «we» – люди, которые делают общее дело и обмениваются письмами.

Если вы благодарите команду от лица фирмы, сделайте это в форме личного обращения, искренне и сердечно.

Хотя личные местоимения упрочивают узы между членами команды, это не значит, что все вы находитесь на одном уровне. «I» может поблагодарить или похвалить «you» с высоты своего положения. Главное – выбрать верный тон, подобающий облеченному властью.

Письмо с поздравлениями, рекомендациями или благодарностями требует фактов, иначе оно останется пустым звуком. Только конкретика наполняет такие сообщения смыслом.

Если вы упомянете те или иные достижения команды, люди увидят, что их труд оценили. Ваше дело – отметить качества и поступки, которые отличают получателя письма от прочих.

Параллельные структуры – отличный способ укладки информации. Речь идет об однотипности – слова, фразы, выражения или части предложения строятся по одной модели.

Вот примеры параллельных структур, которые могут пригодиться вам.

You were X, Y, and Z.

You were W. You were X. You were Y. And you were Z.

You were X, you were Y, and you were Z.

Такие предложения строятся по одной схеме. Основа «You were» не меняется, а ее наполнение варьируется. W, X, Y и Z могут быть существительными, именными или глагольными конструкциями.