Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Вопрос может стоять в строке темы. Или в начале абзаца. Он может служить заголовком – в этом случае он не только структурирует текст, но и помогает пробудить интерес. Вопрос в конце текста – это эффектный финал.

Please know that we value your comments and suggestions…

Please know that your feedback means a lot to us…

Meeting your business needs is our priority…

Thank you for your continued support…

We are grateful for your loyalty…

We appreciate your interest and support…

We are pleased to number you among our valued clients…

Your business is very important us, both now and in the future…

Когда вы приходите в гости, вам приятно, что хозяева с улыбкой встречают вас у порога, провожают в гостиную и предлагают напитки и угощение. Вы с удовольствием выбираете местечко поудобнее и наслаждаетесь беседой с друзьями.

Вряд ли вы почувствуете себя желанным гостем, если вам придется самому открыть дверь, отыскать гостиную и освободить себе место на диване, отодвинув груду грязного белья. Трудно назвать прием теплым, если хозяевам нечем вас угостить или во время вашего визита они без умолку болтают по телефону.

Представьте, что адресат – ваш гость. Если текст легко читается, удобен для просмотра, формулировки точны и не сбивают с толку, человек чувствует, что о нем позаботились. Если письмо написано плохо, получатель ощущает пренебрежение… или просто злится.

Hey Girls,

The E-Hotels marketing survey, recently completed, is in the process of being analyzed by the team here at Vector, Inc. as you’ll see in the results in the executive summary and full report, which are going to be sent to you soon.

In conclusion, the E-Hotels Survey is below our expectation, as we will be discussing at Heathrow. Of course the data are being gone through to get at whatever is of use.

The vendor Real People was not apparently being supervised as well as we had hoped by our in-house delegate so that the questions are not ideal. We got a lot of data but not the exact information that we were looking for though some of it is useful.

The coming days I’ll be setting up a conference call so we can discuss.

Общий вид текста! Непонятные отступы мешают восприятию. Оформление текста должно подчиняться общей логике. Красные строки помогают ориентироваться в документе: чем больше в тексте тезисов, тем больше красных строк. Помогает ли компоновка этого текста понять иерархию данных? Никоим образом.

Порядок предложений! Порядок предложений в документе и отдельных абзацах должен помогать систематизации данных, а не сбивать с толку. В этом письме порядок изложения не выполняет своей функции. Выделить основные мысли невозможно. Это совершенно бесполезное письмо.

Пассивные формы глаголов ! Посмотрите, как много здесь «being» и «by». В связке эти два слова образуют громоздкие неудобоваримые конструкции, которые делают фразу тяжелой и невнятной. Вместо того чтобы действовать, подлежащее подвергается воздействию. Вместо «I kissed my lover» – «I was kissed by my lover». Пассивные формы глагола – верный способ сделать письмо вялым и скучным.

Уберите красные строки – они уместны в бумажных письмах, а в деловой электронной переписке выглядят архаизмом. Исключение составляют списки. Впрочем, в некоторых почтовых клиентах красные строки живут собственной жизнью, появляясь в самых неожиданных местах. Если нужно, оставьте красные строки во вложенных документах, но позаботьтесь, чтобы они не мешали восприятию.

Начните с главного. Самые важные мысли следует вынести в начало письма или в начало абзацев. Это сделает текст ясным и доходчивым и позволит адресату сэкономить время. Такой подход помогает автору не сбиться с мысли, а адресату – бегло просмотреть текст и найти нужную информацию. Ему не придется перечитывать написанное несколько раз, а вам – писать второе письмо, чтобы объяснить, что вы хотели сказать в первом.

Избавьтесь от сочетания «being» и «by» . Уберите пассивные формы глагола, изменив структуру предложений. Фразы с активными формами глаголов получаются более ясными и запоминающимися. Как говорится, активный глагол – активная фраза, активная фраза – активный читатель.

Начальство отлично помнит, кто пишет эффективные четкие письма. И не забывает, кто делает это спустя рукава.

Marianne, Laura, Norine, Mina,

As you know, the Vector, Inc. Marketing Research Team, headed by Tristan Betton, is analyzing the recently completed E-Hotels Marketing Survey. Unfortunately, our primary market research questions resulted in significant qualitative flaws.