Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Спортивные и военные метафоры напоминают нам, что бизнес – это коллективные усилия, где победа, да и просто выживание зависят от умения работать в команде.

Большинство людей не умеют эффективно организовать информацию в электронном письме. Не зная, в какой момент высказать тот или иной тезис, они повторяются, надеясь, что в конечном итоге он окажется там, где нужно. Хуже того, они упускают из виду ключевые моменты. Стратегия «куда кривая вывезет» контрпродуктивна. Лучше потратить пять минут, чтобы продумать структуру изложения и сформулировать основные мысли, чем писать наобум.

All,

Предмет обсуждения

As part of its commitment to lifelong learning, Vector, Inc., is holding a writing training session on November 6–9, 2007 at the Renaissance Ramada ( www.vector.com/training/e-mail).

Проблема

For sometime, upper management has been discussing our firm’s need for clear and efficient e-mail communication. Spot-checks of e-mail messages frankly reveal an appalling state of affairs. Just because an employee is literate, doesn’t mean he or she writes well. Many of you have been told that your promotions are partially contingent on improvement in written communication skills.

Дальнейшие шаги

The writing seminar will address the e-mail forms and issues specific to our company. Managers have been asked to collect sample e-mail from their reports. These e-mails will be filtered for confidentiality and used as the basis of discussion during the seminar. If you have particular pieces of writing on file that you’d like to have considered for discussion, please forward them to me.

Решение

At the seminar you’ll be trained to spot your own writing weakness and learn to correct them. You will be provided with tools for assessment and evaluation. You will improve your writing, no matter what level of skill you possess. Together we’ll learn to streamline our written communications – reducing both inbox volume and miscommunications. And free-up more of our time for making our business grow!

Подтверждение доброй воли

I look forward to seeing you there.

Осторожные мягкие критические замечания обычно не воспринимаются всерьез. Людям кажется, что они необоснованны. Слишком жесткая критика тоже не дает результата. Обычно ее воспринимают как перегиб. Придерживайтесь золотой середины: изложите проблему честно и по-деловому. В этом случае к вам как минимум прислушаются, а возможно, и последуют вашим советам.

Если вас поддерживает не один менеджер, а все высшее руководство, ваши доводы будут гораздо убедительнее. Ведь если адресат не согласен с вами, значит, он расходится во взглядах и с вашими сторонниками. Если сила на вашей стороне, оппозиция, как правило, капитулирует.

Иногда уместно упомянуть известного политика или историческую личность, которые пользуются всеобщим уважением. Например: «if it was good enough for Henry Ford, it’s good enough for me». Но помните, мнение исторической личности менее убедительно, чем точка зрения высших чинов компании или нынешней знаменитости. Лучше всего зачастую сослаться на первое лицо организации.

Некоторые преподаватели писательского мастерства понимают, что нужно людям в конкретной ситуации. Другие говорят ерунду, а потом удивляются, почему ученик не может добиться успеха.

Многие бизнесмены считают: если тексты, которые они писали в детстве и юности, подвергались критике, это позорное пятно на всю жизнь. Воспоминания становятся для них травмой, мешающей идти вперед. Не забывайте, что, делая вам замечания, школьный учитель применял критерии, которые не актуальны для вас сегодня, ведь с тех пор вы стали экспертом в своем деле.

Если вы хотите, чтобы ваши подчиненные сделали что-то без досады или гнева, постарайтесь заинтересовать их. Объясните, почему тренинг или семинар принесет им пользу, и они охотно выполнят ваши требования.

Фраза «делайте, что сказано, а не то…» работает с незапамятных времен, но, чтобы она дала результат, нужно, чтобы команда хорошо знала возможные последствия. Дисциплинарные меры должны быть реальными и измеримыми. Пустые угрозы бесполезны. Они показывают вашу непоследовательность. К примеру, фраза «Many of you have been told that your promotions are partially contingent on improvement in written communication skills», – выполняет свою задачу, тогда как «we all need to improve our writing, or else!» – не имеет никакого смысла.

Генерал, который воюет бок о бок с солдатами, заслуживает уважения. Вам будет очень трудно убедить подчиненных в преимуществах того или иного образа действий, если вы сами ведете себя иначе.