Андрей Гук - Оптовый бизнес с нуля. 100% концентрат знаний от первого шага к собственной компании

Особенности общения с секретарями

Помните, что прямая задача секретаря – отсеивать поток желающих пообщаться с руководителем и не пропускать народ с мутными предложениями. Грубо говоря, это человек, экономящий время начальства. Общаться с секретарем стоит осторожно: желательно не употреблять общие фразы, после которых вас сразу закинут в список неликвидных и не дадут возможности побеседовать с ЛПР напрямую.

Я рекомендую избегать рассказов о «взаимовыгодных предложениях». От этого жуткого канцелярского штампа вообще давно пора избавиться всем, кто называет себя переговорщиком. Поверьте, фраза «Мы хотим предложить вам взаимовыгодное сотрудничество» – это самое неудачное начало разговора. На ту же ораторскую помойку отправляем выраженьица в духе «Предлагаем вам совместно поработать», «Мы представляем компанию и будем рады вам предложить выгодное сотрудничество» и тому подобные заезженные речевые конструкции. Просто поставьте себя на место слушателя:если вам захочется положить трубку после первой фразы, то ваш скрипт явно нуждается в доработке. Главное – чтобы после редактуры он не был похож на текст распространителей спам-рекламы и продавцов бытовой техники.

Помните, что ваша задача – «порвать» шаблон в голове секретаря(разумеется, в хорошем смысле). Иными словами, вам важно не попасть в категорию тех, кого стоит держать от руководителя подальше, а для этого необходимо быть не похожим на общую массу звонящих. Можно сообщить секретарю о том, что вы уже имели беседу с его шефом и вам осталось только уточнить несколько важных вопросов. Цель данного приема – убедить собеседника, что звонок важен не только для вас, но и для его непосредственного руководителя, который будет, мягко говоря, не рад, если упустит сделку из-за нерасторопности своего помощника.

Если секретарь попросит вас скинуть свое коммерческое предложение, не спешите радоваться – это не значит, что его прочтет ЛПР. Грустно, но в 90% случаев такая просьба является просто вежливым «отшиванием» собеседника. Даже если вы понимаете, что вас откровенно разворачивают, стоит извлечь из разговора хотя бы минимальную пользу: уточните имя начальника, чтобы, допустим, знать, к кому обращаться в коммерческом предложении.

Не останавливайтесь – добивайтесь личного общения с руководителем и не сдавайтесь после первой неудачной попытки. Далеко не со всеми своими партнерами мне удалось связаться с первого раза, так что провал – это только повод попробовать еще раз. Главное – не забудьте имя секретаря при повторном звонке.

Обмануть секретаря порой помогает простая, но действенная уловка – просьба передать руководителю, что звонил, например, Иван Семенович и хотел обсудить несколько идей. Услышав конкретное имя и отчество, помощник может подумать, что вы действительно имели контакт с руководителем, и соединить вас напрямую.

Разумеется, нередко ЛПР спрашивают, как собеседникам удалось добиться аудиенции, или удивляются тому, что на самом деле они с вами никогда не работали и даже не общались. Лично я откровенно врать не советую – лучше сказать ЛПР, что ради разговора с ним пришлось схитрить, ведь у вас просто не было другого выхода. Такой ход вряд ли вызовет агрессию – скорее, вы заработаете репутацию пробивного человека в глазах потенциального партнера, и ему будет банально интересно пообщаться с таким амбициозным персонажем, ухитрившимся надурить даже его вредную секретаршу. Главное – не допускайте неловких пауз и сохраняйте хорошее, спокойное расположение духа.Помните, что всегда можно перевести ситуацию в легкую шутку, а после перейти к более важным моментам.

Если прием с именем не помог, то можно назвать цель звонка. Неоднозначно, но подчеркнув его важность . «Мы договаривались обсудить вопросы по закупке товара» – отлично звучит, в меру важно и достаточно непонятно, чтобы секретарь решил, что проще связать вас с руководителем.

Руководители, собственно, тоже бывают разные – убедитесь, что вы говорите именно с тем человеком, который разбирается в вашем вопросе. Часто начинающие предприниматели стараются выйти именно на хозяина бизнеса или его соучредителей, не понимая, что владелец не всегда занимается текущими делами своего детища – всем же нравится не разгребать текучку, а деньги считать, желательно где-нибудь подальше от рабочего места, так что хозяин может просто не заниматься вопросами закупок, агентской деятельности или других форм сотрудничества. Чаще рабочими моментами занимается гендиректор, коммерческий директор или руководитель отдела продаж.