Олег Мединов - Excel. Мультимедийный курс

Рис. 5.1.Пример таблицы

1. Выделите столбец, в котором находятся ячейки с текстом. В нашем примере это столбец 1.

2. Перейдите на вкладку Данныеленты.

3. Нажмите кнопку Сортировка от А до Яв группе Сортировка и фильтр. Ячейки с текстом поменяются местами. Теперь ячейки отсортированы по алфавиту (рис. 5.2).

Рис. 5.2.Первый столбец отсортирован по алфавиту

4. Нажмите кнопку Сортировка от Я до А. Ячейки вновь поменяются местами, и теперь текст отсортирован по алфавиту, но в обратном порядке.

Вышеописанным методом можно отсортировать и числовые данные. При этом, выполнив команду Сортировка от А до Я, вы расположите числа в порядке возрастания, а выполнив команду Сортировка от Я до А– в порядке убывания.

1. Отмените сортировку столбца 1, дважды нажав кнопку Отменитьна Панели быстрого доступа(первым нажатием мы отменяем Сортировку от Я до А, а вторым – Сортировку от А до Я, то есть возвращаемся к несортированному списку).

2. В ячейки соседнего столбца введите любые цифры, чтобы каждому слову в столбце 1соответствовала определенная цифра. Мы не будем усложнять пример и введем цифры (например, цены товаров) 15, 12, 25, 50, 24, 140, 20и 5(рис. 5.3).

Рис. 5.3.В таблицу добавлен столбец с ценами товаров

3. Выделите столбец 1и нажмите кнопку Сортировка от А до Я. Появится диалоговое окно Обнаружены данные вне указанного диапазона(рис. 5.4).

Рис. 5.4.Диалоговое окно Обнаружены данные вне указанного диапазона

ПРИМЕЧАНИЕ

Программа Excel обнаружила данные вне выделенного диапазона (в нашем случае – цифры в столбце 2 ) и предлагает выполнить одно из действий: расширить выделенный диапазон или сортировать данные только выделенного диапазона. Если данные столбца 1 и 2 имеют отношение друг к другу (например, наименование товара и цена), следует выбрать первое действие.

4. Установите переключатель Предполагаемое действиев положение автоматически расширить выделенный диапазон.

5. Нажмите кнопку Сортировка. Данные столбца 1будут отсортированы, и ячейки с цифрами также поменяются местами (рис. 5.5).

Рис. 5.5.Результат сортировки по алфавиту столбца 1

Обратите внимание, что ячейки в столбце 2поменялись местами таким образом, что после сортировки текста цена товара осталась в одной строке с соответствующим товаром. Например, до сортировки строка 5содержала ячейки Чайи 24. После сортировки, в строку 8переместилась не только ячейка Чай, но и ячейка цены ( 24).

Теперь посмотрим, что получится, если в диалоговом окне Обнаружены данные вне указанного диапазонамы выберем другой вариант сортировки.

1. Отмените сортировку, нажав кнопку Отменитьна Панели быстрого доступа.

2. Выделите столбец 1и нажмите кнопку Сортировка от А до Я. Появится диалоговое окно Обнаружены данные вне указанного диапазона.

3. Установите переключатель Предполагаемое действиев положение сортировать в пределах указанного выделенияи нажмите кнопку Сортировка. Данные столбца 1будут отсортированы, в то время как в столбце 2не произошло никаких изменений, то есть теперь цены не соответствуют указанным в таблице товарам.

Теперь рассмотрим другие способы сортировки данных. Отсортируем данные по цвету шрифта.

1. Перейдите на вкладку Главнаяи, используя кнопку Цвет текстав группе Шрифт, измените цвет шрифта для некоторых товаров. Например, измените цвет шрифта на синий для товаров Мясо, Хлеби Чай.