И. Краинский - Word 2007. Популярный самоучитель

• Делать первые буквы предложения прописными;

• Уcтpaнять пocледcтвия cлyчaйнoгo нaжaтия сAPS LOCK.

Редактирование текстового документа – это не только исправление орфографических ошибок в словах и правильное построение предложений. Очень важным является также читаемость текста. Если в одном предложении вы три раза употребили одно и то же слово, ваши деловые партнеры, которые будут читать этот документ, могут счесть вас человеком, имеющим ограниченный словарный запас. Чтобы этого не произошло, нужно всегда стараться находить для слов синонимы и делать язык текста как можно более разнообразным.

Word может помочь даже в таком сложном деле, как подбор синонимов. Чтобы воспользоваться словарем синонимов, сделайте следующее.

1. Выделите слово, для которого нужно подобрать синоним, или просто установите в нем курсор.

2. Нажмите кнопку Тезаурус, которая находится в группе Правописание вкладки Рецензирование на ленте (рис. 3.22), или воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift+F7.

Рис. 3.22.Кнопка Тезаурус на ленте

3. Выберите подходящий синоним в появившейся области задач Справочные материалы (рис. 3.23), щелкните на треугольнике, расположенном справа от него, и выполните команду Вставить в появившемся меню (рис. 3.24). Слово будет заменено синонимом.

Рис. 3.23.Окно Word с областью задач Справочные материалы

Рис. 3.24.Замена исходного слова синонимом

Кроме того, в Word 2007 синоним можно выбрать, просто используя команду Синонимы контекстного меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши на слове (рис. 3.25).

Рис. 3.25.Выбор синонимов с помощью контекстного меню

Совет

Если у вас возникли вопросы, которые касаются рассмотренных в этой главе тем, обратитесь к разд. 11.3 – возможно, вы найдете ответ на интересующий вас вопрос.

Когда вы набираете текст и редактируете его, необходимо следить не только за содержанием документа и отсутствием в нем ошибок, но и за его удобочитаемостью. Один и тот же текст в документе может быть представлен абсолютно по-разному. На рис. 4.1 и 4.2 изображен документ, содержащий один и тот же текст, но на рис. 4.1 он красиво оформлен, а на рис. 4.2 просто набран. Естественно, в первом случае текст читается гораздо легче, так как сразу видны заголовки, маркеры списка, можно быстро найти нужную информацию. Оформление может включать в себя выделение текста посредством изменения размера, гарнитуры и начертания шрифта, вставку списков, выравнивание по центру страницы. Все эти и другие параметры оформления текста принято называть форматированием .

Рис. 4.1.Текст с форматированием

Рис. 4.2.Текст без форматирования

Word содержит большое количество средств форматирования, с помощью которых можно существенно улучшить внешний вид документов на экране и при печати. Правильно оформленный документ облегчит зрительное восприятие, а выделенные должным образом участки текста укажут, на чем нужно сосредоточиться. В то же время неудачно подобранное форматирование может стать причиной неправильного понимания содержимого документа. Перегруженный элементами форматирования документ только затруднит чтение, поэтому при оформлении нужно всегда придерживаться золотой середины. Есть несколько правил, которые необходимо соблюдать при выборе параметров форматирования:

• подбирайте такую гарнитуру шрифта, чтобы она сочеталась со стилевыми особенностями текста;

• не используйте в одном документе более трех гарнитур и четырех начертаний;

• не выбирайте для одного документа более четырех размеров шрифта.