Виталий Леонтьев - Microsoft Office

Формы ввода и вывода данных. Для удобства заполнения этих таблиц не помешает выбрать и форму – типовой бланк, в который будут вноситься нужные данные. В Access включена довольно большая библиотека типовых форм, однако в ряде случаев нам вновь придется прибегнуть к помощи Конструктора и создать собственную.

Ввод данных– работа долгая и монотонная: заполнение базы данных может длиться едва ли не больше, чем ее разработка. Зато в том случае, если вы правильно спроектировали вашу базу и создали удобную форму ввода, никаких сложностей на этом этапе вы не встретите. Но вот база данных заполнена, но радоваться пока еще рано. Ведь пока в наших руках лишь сырой массив информации, работать с которым напрямую, как с таблицами Excel, нет никакого смысла – в море данных нетрудно и утонуть...

Вывод данных. Именно громадные возможности Access по выводу информации и отличают базу данных от простеньких таблиц Excel – ведь даже работая с «книгами» последнего, вы вынуждены держать перед глазами всю имеющуюся информацию, перескакивая с таблицы на таблицу и мучаясь с установками фильтров для каждой. При работе же с Access все происходит иначе – база данных дает вам точный и лаконичный ответ на ваш вопрос, не обременяя вас статистическим мусором.

Итак, вам необходимо извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данных и представить всю информацию в максимально удобном для просмотра (или последующей распечатки) виде. Значит, сначала нам придется правильно подготовить запрос к базе – какие именно ячейки и из каких таблиц вас интересуют, в каком именно порядке должны они располагаться. А для удобства отображения информации нам вновь, как и в случае с вводом данных, придется поработать с формами – только в этот раз их роль будет неизмеримо важнее. Ведь форма вывода – не просто «лицо» вашей базы данных, но и один из важнейших ее элементов. Так, собирая данные из нескольких таблиц, форма должна предложить пользователю не просто сами данные, но и результат вычислений, сделанных на их основе. Допустим, нам необходимо узнать, сколько стоил в милой сердцу «деревянной» валюте купленный нами три года назад компакт-диск (или крупнооптовая партия куриных окорочков). Для этого могут быть задействованы сразу несколько таблиц базы данных – например, перечень всех купленных вами партий окорочков и справочник по курсу доллара. Взяв необходимые данные из обеих таблиц (стоимость нужной партии в рублях и курс доллара на этот день), форма вычислит результат и представит его вам в соответствующем поле. В том случае, разумеется, если вы заранее присвоили данному полю нужную формулу.

Если вам необходимо не просто увидеть на экране результат выполнения вашего запроса, но и вывести его на печать для дальнейшего представления начальству, в арсенале Access найдется еще один мощный инструмент – отчеты. Отчет – это та же форма, но только в виде красиво оформленного бланка со всеми необходимыми атрибутами – заголовком, фирменной «шапкой», небольшим вступительным текстом. А весь последующий объем листа (а может быть, и целой пачки) займет информация из базы данных. Конечно же, все запросы и формы составляются лишь один раз – в дальнейшем процесс получения информации из базы займет у пользователя лишь несколько секунд. И на вопрос – а стоит ли вообще связываться с Access? – можно ответить лишь встречными вопросами: насколько часто вам необходимо обращаться к базе данных? Какой сложности выборки вам нужны? Велик ли массив информации? Ответьте сами себе на эти вопросы, и станет ясно, так ли остро необходим вам Access... Или, может быть, стоит просто получше изучить старину Excel?

…Как известно, абсолютно идеального комплекта программ в природе не существует. И как бы ни был талантлив и мастеровит Microsoft Office, он умеет далеко не все. Но, к нашему счастью, этот пакет программ отличается не только умом и сообразительностью, но и дружелюбием. Его программы не только работают в тесной связке со своими коллегами по пакету, но и охотно заводят дружбу со сторонними программами, которые могут снабдить их новыми талантами и способностями. В главе, посвященной Word, мы говорили о том, что для этой программы существует большое число дополнительных модулей и надстроек. На самом деле они существуют не только для Word, но и для других программ офисного комплекта от Microsoft. Правда, большинство «макросов», представленных в Библиотеке дополнений Microsoft Office ( http://www.microsoft.ru/offext), интересны лишь узким специалистам – например, бухгалтерам или статистикам. Но есть и другие программы, которые тоже умеют работать совместно с программами Office, встраивая в их интерфейс собственные панели инструментов. И без хотя бы короткого рассказа об этих программах наша книжка была бы неполной. Все эти разработки – нашего, российского происхождения, и созданы прежде всего для того, чтобы сделать и без того отлично говорящий по-русски Office еще более приспособленным к нашим нуждам и потребностям.