Виталий Леонтьев: Microsoft Office

Создать собственную базу данных в Access можно несколькими способами. Опытные пользователи могут прибегнуть к режиму Конструктора , с помощью которого и будут заданы все параметры основных таблиц: номенклатура полей, тип содержащихся в них данных, установлены связи и формы вывода данных. Однако новичкам, возможно, стоит прибегнуть к помощи Мастера , который предложит вам на выбор десятки шаблонов «деловых» и «личных» таблиц для создания небольшой базы данных:

«Деловые»:

■ Список рассылки

■ Контакты

■ Клиенты

■ Сотрудники

■ Товары

■ Заказы

■ Сведения о заказчике

■ Поставщики

■ Типы

■ Оплата

■ Счета

■ Сведения о заказе

■ Проекты

■ Мероприятия

■ Резервирование

■ Оплаченное время

■ Расходы

■ Выдачи

■ Основные фонды

■ Записи работ

■ Операции

■ Задачи

■ Сотрудники (Задачи)

■ Студенты

■ Студенты и занятия

«Личные»:

■ Адреса

■ Гости

■ Типы

■ Личное имущество

■ Рецепты

■ Растения

■ Журнал упражнений

■ Журнал диеты

■ Список вин

■ Сведения о пленках

■ Фотографии

■ Авторы

■ Книги

■ Группы

■ Записи работ

■ Исполнитель

■ Альбомы

■ Каталог видеозаписей

■ Учетные записи

■ Вложения

Наверняка многие из вас уже поняли, какие возможности открывает Access даже домашнему пользователю. Создать таблицу с каталогом собственной музыкальной коллекции в Excel может каждый, но только Access может подключить к этой таблице другую, посвященную самим исполнителям – с их биографическими данными, фотографиями (вы не забыли, что ячейка Access, так же, как и Excel, может содержать не только текстовые и числовые величины, но и изображения и даже мультимедиа-файлы?). Можно включить в базу данных и еще одну таблицу – с полными дискографиями каждого исполнителя (ведь не все же альбомы есть в вашей домашней коллекции). И еще одну – со своеобразным «журналом проката»: автор на собственной шкуре ощутил, что подобная бюрократия в ряде случаев очень даже необходима. И теперь, уныло глядя на пустые гнезда на стеллаже с дисками, жалеет, что не познакомился с Access годика три назад...

Но если для домашнего пользователя чаще всего будет достаточно простенькой БД с двумя-тремя связанными таблицами, то в рамках предприятия и даже малого офиса частенько приходится общаться с базой в десятки, а иногда – и сотни таблиц! Взгляните еще раз на «Деловой» список, предлагаемый Мастером Access – иногда и этих трех десятков таблиц бывает недостаточно. Безусловно, проектировать такую базу гораздо труднее, однако и выиграете вы в итоге неизмеримо больше! Возьмем лишь проблему взаимосвязи данных. Мы помним, насколько интересно устанавливать связи между ячейками таблиц Excel, когда при изменении значения лишь одной ключевой ячейки моментально пересчитываются и значения в остальных. Но – только в рамках одной таблицы или, в крайнем случае, «книги». А теперь представьте, что при изменении этой самой ячейки перестраивается пересекающаяся информация в СОТНЯХ входящих в базу данных таблицах! Такое возможно только в Access – в Excel не миновать вам долгой и кропотливой ручной работы. Неудивительно – при создании таблиц Excel для того же каталога домашней коллекции мы не сможем избежать повторения данных. Поле Исполнитель будет и в таблице Исполнители, и в таблице Альбомы, причем поля эти никак не будут связаны друг с другом. При составлении же базы данных такого досадного дубляжа не происходит.

При разработке базы данных в Access, независимо от степени ее сложности, нам с вами придется выполнить, как минимум, четыре совершенно отдельных и независимых комплекса работ:

Проектирование базы данных– пожалуй, самая сложная для новичка часть работы. Выверка номенклатуры полей, их значений, установка связей между таблицами самой простой базы данных может занять дни и даже недели... Работа над сложными БД требует уже навыка программирования, умения работать со сложными формулами. После завершения этого этапа в вашем распоряжении окажется пустая, но полностью готовая к работе оболочка – шаблоны таблиц, которые вам надо будет заполнить нужным вам материалом.