Виолетта Филатова - Компьютер для бухгалтера

• Общие принципы работы со справочниками

• Заполнение справочников

• План счетов

• Настройки организации-пользователя

Общие принципы работы со справочниками

Информация из справочников используется при оформлении документов и бухгалтерских операций. Данные вносятся в справочники с помощью специальных форм, которые облегчают заполнение таблиц базы данных. Открыть любой справочник можно из меню Справочники.

Откройте справочник Материалы (команда Справочники → Материалы). На его примере мы познакомимся с особенностями работы со справочниками (рис. 13.1).

Рис. 13.1. Окно справочника Материалы

Просмотр и редактирование записей

Любой справочник представляет собой таблицу, состоящую из записей. Выбранной (активной) считается запись, в которой находится курсор (выбранная запись подсвечивается синим цветом), причем неважно, в какой именно графе записи он находится.

Выберите запись и нажмите клавишу Enter. Можно также дважды щелкнуть на записи. Откроется окно с формой, в котором можно просмотреть значения полей записи и при необходимости внести исправления.

Сохраните изменения, щелкнув на кнопке ОК. Если внесенные изменения сохранять не надо, нажмите клавишу Esc или закройте окно с помощью кнопки Закрыть в правом верхнем углу окна и ответьте Нет на вопрос о сохранении изменений.

Добавление записи в справочник

Как и в других программах, обслуживающих базы данных, открыть новую форму для заполнения справочника можно с помощью клавиши Insert. Можно также воспользоваться командой меню Действия → Новый или кнопкой Ввод новой строки на панели инструментов окна справочника.

После любого из этих действий на экран выводится окно формы, которая позволяет вносить информацию в базу данных. Поля в этом окне следует заполнить данными о материалах (справочник Материалы), контрагентах (справочник Контрагенты), сведениями о сотрудниках (справочник Сотрудники), номенклатуре товаров (справочник Номенклатура) и т. д.

Информация либо непосредственно вносится в поле, либо выбирается из предложенного раскрывающегося списка, который может быть связан с соответствующим справочником. Как работать с полями диалогового окна, было рассказано в главе 4.

Поля ввода серого цвета заполняются с помощью кнопки выбора в правой части поля. После щелчка на кнопке открывается соответствующий справочник, в котором двойным щелчком выбирается необходимое значение.

Для сохранения данных не забывайте перед закрытием окна щелкнуть на кнопке ОК.

Задание 1

В качестве примера попробуйте добавить запись в справочник Материалы. В этот справочник вносятся данные о материалах, которые используются в производстве.

1. Выберите команду Справочники → Материалы.

2. Щелкните на кнопке Ввод новой строки.

3. В открывшемся окне введите название материала (рис. 13.2). Поле Ед. изм. (единицы измерения) заполняется с помощью кнопки выбора в правой части поля. Щелкните на кнопке и двойным щелчком выберите единицу измерения из открывшегося справочника Единицы измерения.

4. В поле Вид укажите счет и субсчет, которые предполагаете использовать при проведении операций по учету материалов.

5. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 13.2. Заполнение справочника Материалы

Создание групп

Иногда записи в справочниках разбивают на группы, которые, в свою очередь, могут содержать подгруппы. В группы объединяют однородные элементы. Согласитесь, неудобно пользоваться базой данных, в которой продовольственные товары находятся в одном списке с промышленными. Гораздо практичнее выделить для этих категорий две группы. Можно также, например, разделить всех сотрудников организации на группы, соответствующие разным отделам. Сведения о поставщиках и покупателях также удобно поместить в две разные группы.

Группы обозначаются папками желтого цвета. Чтобы открыть группу, дважды щелкните на изображении папки.

Если около папки находится квадратик со знаком «плюс», значит, данная группа имеет подгруппы. Щелкните на квадратике, чтобы стал виден список подгрупп. Значок «плюс» рядом с папкой поменяется на «минус».

Для создания новой группы выполните следующие действия:

1. Откройте группу, в которой надо создать подгруппу.

2. Щелкните на кнопке Создание новой группы на панели инструментов.

3. Заполните поля в открывшемся окне, дайте название группе.

4. Сохраните созданную запись, щелкнув на кнопке ОК.