Валерий Белунцов - Новейший самоучитель работы на компьютере

По умолчанию в таблицах программы высота и ширина ячеек не очень большая. Для изменения размеров наведите указатель мыши на границу между строками или столбцами в области их служебной нумерации. Указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки. Удерживая кнопку мыши нажатой, вы можете сместить границу между строками или столбцами до нужного размера. Можно указать программе самостоятельно подобрать оптимальную высоту строки или ширину столбца по тексту в ней. Для этого нужно два раза щелкнуть на появившейся двунаправленной стрелке.

Для экономии места, если внешний вид ячеек не важен, их размер можно сделать меньше. Для функционирования электронной таблицы совсем необязательно, чтобы данные, находящиеся в ячейке, целиком отображались на экране.

При работе с таблицей иногда приходится сталкиваться с необходимостью вставки или удаления некоторых ячеек. При вставке содержимое соседних ячеек будет сдвинуто вправо или вниз, чтобы освободить место для новых данных.

Выделите ячейку, в которой должны будут появиться новые данные, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню пункт Добавить ячейки. Откроется окно вставки ячеек (рис. 10.3), в котором вам будут предложены четыре варианта вставки ячеек:

♦ ячейки, со сдвигом вниз – данные в текущем столбце, начиная с текущей ячейки, сдвигаются на одну (или более, если выделено несколько ячеек) ячейку вниз, остальные данные остаются на месте;

♦ ячейки, со сдвигом вправо – данные в текущей строке, начиная с текущей ячейки, сдвигаются на одну (или более, если выделено несколько ячеек) ячейку вправо, остальные данные остаются на месте;

♦ строку – все данные, начиная с текущей строки, смещаются на одну (или более, если выделено несколько ячеек) строку вниз;

♦ столбец – все данные, начиная с текущего столбца, смещаются на один (или более, если выделено несколько ячеек) столбец вправо.

Рис. 10.3. Окно вставки ячеек.

Удаление ячеек производится аналогичным образом – через контекстное меню, пункт Удалить.

Перейдем к самой главной функции электронных таблиц – работе с формулами. Именно это отличает электронную таблицу от обычной, набранной в любом текстовом редакторе.

Ячейки таблицы могут содержать не только статичные данные, но и результат некоторых вычислений, сделанных на основе данных, содержащихся в других ячейках таблицы, на другом листе или даже в другой книге. Рассмотрим простой пример. Допустим, есть таблица, куда заносится сумма дохода некоторой компании за каждый день. При этом в нижней части таблицы имеются ячейки, в которых можно посмотреть суммарный доход за каждый месяц, неделю, а также общий доход с начала года, причем все это как в рублях, так и в некоторой другой валюте, а также сумма чистого дохода после различных отчислений (налоги и пр.). Очевидно, если в подобной таблице все данные будут статичными, то при записи о доходе каждый день придется одновременно изменять много других данных – приплюсовывать сегодняшний доход к месячному, недельному и годовому, пересчитывать в другую валюту, считать процентные отчисления и т. д. Мало того, что выполнять такие операции каждый раз вручную утомительно, это еще может привести к тому, что из-за ошибки, допущенной в процессе вычислений, данные перестанут сходиться друг с другом.

Всю работу по вычислениям лучше поручить программе. Тогда оператору придется ввести только сумму дневного дохода (может быть, еще сегодняшний курс валюты), а все остальное будет сделано автоматически.

Итак, в ячейках могут содержаться данные, которые автоматически обновятся, если изменятся данные в исходных ячейках. Например, если ячейка D4 должна всегда содержать сумму чисел в ячейках А2 и F1, нужно ввести в ячейку D4 формулу

=CYMM(A2;F1)

и задача будет решена.

Чтобы ввести в ячейку вычисляемое значение, используется ключевой символ «=». Если вы начинаете ввод данных с этого символа, программа воспринимает их как вычисляемые. Вслед за знаком равенства должна следовать формула.

В формулах могут использоваться обычные знаки арифметических действий. Например, для вычисления выражения вроде 456 – 23 · 4/11 + 465, можно не хвататься за калькулятор, а просто ввести в ячейку

=456-(23*4)/11+465

и нажать Enter. В ячейке автоматически появится результат вычислений. При записи арифметических выражений можно использовать знаки: «+» (сложение), «-» (вычитание), «*» (умножение), «/» (деление) и «^» (возведение в степень), а также скобки.