Михаил Елашкин - SAP Business One. Строим эффективный бизнес

Когда принимается решение о внедрении информационной системы управления? В крупном бизнесе использование информационных систем является настолько общепринятым, обычным и правильным, что многие уже забыли причину, по которой они когда-то приняли такое решение. Именно развивающийся малый и средний бизнес, выходящий на новый уровень, демонстрирует чистую «первичную мотивацию» такого перехода. Эти компании переросли «интуитивное управление в ручном режиме», и им очень нужны профессионально поставленные бизнес-процессы, обычно уже заложенные в соответствующем программном обеспечении или в наработках консультантов.

Почему в этом случае неэффективно заказное программное обеспечение? Дело в том, что заказные программы имеют смысл в тех случаях, когда в компании реализована уникальная бизнес-модель, которая настолько ценна и уникальна, что не поддерживается ни одним готовым продуктом и не может быть заменена или заметно модифицирована. Такие ситуации очень редки. Обычно существующие в нашем малом и среднем бизнесе бизнес-процессы не эффективны, не оптимизированы с точки зрения управления и являются отражением исторически сложившегося modus operandi. Автоматизация таких бизнес-процессов известна среди профессиональных разработчиков и консультантов под кодовым названием «Автоматизация хаоса», которая, как становится понятно уже из названия, не может принести ничего полезного для компании.

Типичная компания из первой группы — это СБТ, которая еще более показательна, так как она находится не в Москве, а в Волгограде, а то мы часто забываем о том, что жизнь существует и за пределами московской кольцевой дороги.

«Еще когда я только начинал свой бизнес, я понимал, что информационные технологии могут дать ему очень многое, — начал рассказ Евгений Благодарный, директор и один из совладельцев этой компании. — Другое дело, что бизнес я постигал на практике и не знал теории. Поэтому мои требования к информационным технологиям и мои знания о правильном бизнесе росли вместе.

Сначала мне был нужен для работы позиционный учет. Это было реализовано много лет назад еще в MS DOS, написано на Clipper и работало. Потом мне понадобилась аналитика и расширенные возможности по отчетности, и мы взяли 1С. Почему? Да просто это была доминирующая программа на рынке — под нее можно было найти специалистов по внедрению, ее знали бухгалтеры, да и рекламная компания сделала свое дело. Выбор-то был не очень большой.

И первое, с чем мы тогда столкнулись, — это очень медленная работа по созданию отчетов. У меня тогда был продуктовый магазин, и отчет о том сколько продано „ликерки“, готовился 24 минуты Говорят, что эта задача легко решается в новых версиях, что можно настроить систему получше, но мне все нужно было тогда, в 2000 году! Но главной причиной, почему я тогда поставил в своей компании эту программу, было то, что мне для бизнеса было очень важно знать, какие складские запасы мне держать. Для принятия решения нужны отчеты в разных разрезах, желательно графических. Собственно, это было причиной для внедрения у нас 1С.

Интересно, что многие мои коллеги в то время да и до сих пор, считали и считают, что знают ответы на этот вопрос. Спроси того же продавца, и он тебе скажет, какие товары самые ходовые, что нужно заказать, чего не хватает. Но это не так. Возьмем для примера торговлю обоями. Многие говорят, что у них две тысячи наименований, три тысячи наименований... на самом деле, по моему опыту, это где-то тысяча артикулов, которые ты должен иметь в магазине, чтобы быть конкурентоспособным. Среди них будет, допустим, 50 бестселлеров. Но ведь их еще нужно выявить.

Когда мы только начинали, то использовали данные продавцов, которые нам говорили, что в продаже идет хорошо, а что плохо. Но чисто психологически продавец говорит данные последнего периода, скажем, недели. Кроме того, люди придают слишком большое внимание заметным сделкам. То есть если пришел человек и купил 20 рулонов, то продавец запоминает это и потом называет этот товар как очень ходовой, хотя эта сделка была единственной и в общем обороте незаметной. Для управления бизнесом мне нужно, как в машине, знать не только мгновенный расход бензина, но и средние характеристики за поездку или неделю. А такой широкий взгляд на бизнес способны дать только информационные технологии.

Кому нужны все эти данные? Все эти аналитические отчеты о текущем состоянии бизнеса — объеме складских запасов, текущих продажах и т.п.? Когда компания маленькая и владелец выполняет множество ролей, то он является их первым потребителем, но со временем эти отчеты переходят к нанятым менеджерам — генеральному директору, коммерческому директору и т.п. в зависимости от структуры компании. А владельцу бизнеса становятся важнее стратегические данные, он отвечает за инвестирование и определение направления развития компании.