Вивек Кале - Внедрение SAP R/3 - Руководство для менеджеров и инженеров

На данном этапе управление проектом в основном подразумевает мониторинг процесса создания Концептуального проекта. После того, как требования новой организационной структуры выяснены и сформулированы, становится гораздо проще определить области, в которых изменения в отношениях между бизнес-процессами и организационной структурой требуют непосредственного управления — это один из самых важных факторов окончательного определения плана проекта внедрения.

Подготовка проекта заключается в оценке и анализе потенциальных рисков, обнаруженных на этапе подготовки проекта, что подразумевает выполнение таких задач, как анализ возможных последствий, оценка основных рисков, стратегия обмена информацией и спонсорства, развитие знаний и профессиональных навыков персонала, процесс организационной оптимизации.

Эта задача нацелена на выяснение статуса проекта в зонах ответственности различных команд проекта, в том числе:

• Команды бизнес-процессов

• Команды управления изменениями

• Технической команды.

Такие совещания помогают собрать информацию, на основе которой возможно выяснение статуса проекта в целом. При обнаружении любых негативных тенденций (например, отклонений от графика) принимаются корректирующие меры в отношении той или иной команды, причем эффект от этих мер в дальнейшем регулярно отслеживается. Такая деятельность оказывает прямое положительное влияние на соблюдение графика и бюджета проекта и своевременность окончательного запуска системы SAP. Подобным образом необходимо обновлять и пересматривать также и план проекта.

Проведение совещаний управляющего комитета необходимо для получения последних сведений по статусу проекта, а также для принятия решений по вопросам, которые невозможно решить на уровне менеджмента проекта, в том числе:

• дополнительные ресурсы

• изменение графика проекта

• расширение рамок проекта.

Все решения управляющего комитета записываются, эффект от принятых решений периодически отслеживается и также фиксируется.

Подготовка к этапу Концептуального проектирования подразумевает создание команд по разработке и проектированию бизнес-процессов, а также определение необходимых конечным пользователям навыков, распределение ролей и областей ответственности. Все это — важнейшие факторы успеха на данном этапе проекта.

Помимо задач, связанных с непосредственным решением различных задач в рамках проекта внедрения SAP, в методологии ASAP особое значение придается вопросу управления изменениями, связанными с проектом SAP. Как уже упоминалось в главе 13, внедрение SAP имеет существенный и далеко идущий эффект в организационных и кадровых аспектах деятельности компании, хотя по своей сути внедрение SAP не является мероприятием по реинжинирингу корпоративных бизнес-процессов.

Предметом управления организационными изменениями является совокупность изменений бизнес-процессов, облегчающих диагностику и управление вопросами, связанными с организационными изменениями. Конечной целью в таком случае становится оптимизация организационных процессов для поддержания на должном уровне движущей силы, требуемой по методологии ASAP. Для предотвращения возможных рисков в методологии ASAP предусмотрено множество процессов — таких, как анализ эффекта от изменений, оценка базовых рисков, стратегия спонсорства и обмена информацией, развитие навыков, передача знаний, а также процесс оптимизации организации.

С этого момента запускается процесс управления организационными изменениями, в рамках которого первоочередной задачей становится оценка возможных последствий внедрения систем SAP, а также оценка масштаба, значения и приоритетности предполагаемых изменений. Такая карта создается на основе следующих сведений:

• Подразделения и организационные единицы компании, которые будут затронуты внедрением SAP, и соответствующее планирование управления изменениями

• Мнения менеджеров об ожидаемых изменениях — как в рамках подотчетных им подразделений, так и за их пределами