А. Егоров - С компьютером на ты. Самое необходимое

♦ Подготовить— еще одно меню опций, в котором можно настроить разрешения документа, настроить цифровую подпись и зашифровать документ. Рассмотрим опции этого меню подробнее:

• Свойства— при выборе этой опции открывается окно свойств документа (рис. 4.6), где вы можете редактировать информацию о документе — имя автора, тему, ключевые слова и многое другое;

• Инспектор документов— при выборе этой опции открывается одноименное окно (рис. 4.7), в котором вы можете запустить поиск в документе исправлений, скрытого текста и т. д. Выберите, что вы хотите найти (установите флажок напротив соответствующего пункта), и нажмите кнопку Проверить;

• Зашифровать— установить пароль на документ. Если вы хотите защитить ваш текст от посторонних глаз, то установите на него пароль, введя его в открывшемся окне (рис. 4.8). При вводе пароля учитывается регистр букв и — самое важное — если вы потеряете (или забудете) пароль, то восстановить его будет невозможно. Если вы установите пароль на документ, то при следующем его запуске появится окно ввода пароля;

• Ограничить разрешения— ограничение возможности редактирования, просмотра или распечатки документа определенными пользователями. Используется такая возможность чаще всего на предприятиях или в организациях, где иногда нужно ограничивать доступ определенных групп сотрудников к некоторым документам. Для более подробного изучения данного вопроса советую обратиться к литературе по Word 2007;

• Добавить цифровую подпись— добавить электронную подпись, подтверждающую подлинность составления документа определенным лицом. Такую подпись можно либо получить у одного из партнеров Microsoft, либо создать собственную. Подробнее о цифровых подписях читайте на сайте http://office.microsoft.com;

• Пометить как окончательный— при выборе этой опции документ будет помечен как окончательный и сохранен;

• Проверка совместимости— при выборе этой опции Word проверит документ на наличие возможностей, которые не поддерживались ранними версиями Word.

♦ Отправить— в данном меню находятся опции по отправке документа в виде сообщения электронной почты, как вложения в сообщение или факс через Интернет. Рассмотрим каждый пункт немного подробнее:

• Электронная почта— отправка документа как сообщения электронной почты. При выборе этой опции откроется программа Почта Windows (либо другая почтовая программа, установленная как программа по умолчанию), окно создания сообщения, где в поле ввода текста будет текст документа;

• Отправить по электронной почте как вложение в формате PDF— при выборе данной опции также запустится окно создания письма, однако созданный или редактируемый вами документ будет вложен в электронное письмо в формате PDF. Более подробно об электронной почте и о файлах-вложениях рассказано в главе 7;

• Отправить по электронной почте как вложение в формате XPS— документ также будет приложен к сообщению электронной почты, но в формате XPS;

Формат PDF (расшифровывается как Portable Document Format) — разработка компании Adobe ( http://www.adobe.com). Документы данного формата можно читать с помощью бесплатной программы Adobe Reader. Ее можно скачать с сайта http:// www.adobe.comили с моего сайта.

Формат XPS (XML Paper Specification) является электронным форматом файла с неизменным макетом. В XPS можно сохранить, например, бланк договора и отправить его по электронной почте. Затем этот документ удобно заполнять и сохранять уже готовые договора отдельными файлами.

• Отправить факс через Интернет— отправка документа по факсу через Интернет. В России данная услуга пока не действует, и на момент подготовки второго издания на странице справки ( http://office.microsoft.com/ru-ru/marketplace/EY010035751049.aspx) было вывешено объявление, что идет составление списка компаний, с помощью которых можно будет отправлять факсы через Интернет.