Денис Балуев - Секреты приложений Google

Перейдем на закладку «Расширенные права». Важный параметр там – «Разрешить редакторам приглашать других пользователей для просмотра или редактирования». Если флажок напротив опции установлен, то все соавторы, имеющие доступ к редактированию, получат доступ и к опции «Совместный доступ – Открыть доступ другим пользователям» и смогут, таким образом, выдавать права на работу с таблицей уже без нашего участия. Данная опция включена по умолчанию, поэтому не забудьте отменить ее, если не хотите, чтобы одним прекрасным днем таблицу начали просматривать или редактировать совершенно не знакомые лично вам люди.

Наконец все настройки произведены, а участники добавлены. Нажимаем кнопку «Сохранить и закрыть» и ждем появления соавторов и читателей. Об их приходе известит всплывающее окошко в правом нижнем углу экрана (рис. 3.44).

Рисунок 3.44.Доступ открыт. Можно работать

После этого о совместной работе и количестве соавторов будет извещать информационная полоска справа от главного меню. Если щелкнуть по ней, то откроется окошко чата, где все участники могут обсуждать подробности работы. Обратите внимание на цветовую легенду активных пользователей в чате. Она не даст вам перепутать, кто в тот или иной момент работает над определенным участком таблицы. Ведь ячейка в этот момент будет выкрашена в «фирменный цвет» соавтора! Если цветовых обозначений станет недостаточно, то понять, кто же именно редактирует определенную ячейку, можно будет по всплывающей подсказке (рис. 3.45).

Рисунок 3.45.В ходе работы можно активно общаться, помогая друг другу советом или незло подтрунивая

Давая доступ к работе над таблицей, вы как владелец наверняка хотите оставаться в курсе того, что в ней происходит. Вам нужно знать, кто работает над тем или иным элементом таблицы, кто выдает права доступа пользователям. Вы, наконец, хотите знать, сколько людей сегодня заполнили форму важного опроса! Конечно, все проверки и подсчеты можно выполнять и вручную – например, сравнивать версии таблицы между собой (о версиях – буквально через несколько страниц), самостоятельно контролировать список читателей и соавторов… но, как всегда, есть способ лучше. Таблицы Google с помощью команды «Совместный доступ – Настройка правил уведомлений» позволяют быть в курсе событий без каких-либо самостоятельных проверок. В форме уведомлений достаточно выбрать список действий, которые будут вызывать отправку вам на почту сигнального письма.

«На контроль» можно поставить любые изменения, которые произошли в таблице, в содержимом выбранного листа или ячейки, в списке соавторов и в отправке форм. Способов извещения – два: можно как попросить систему отправлять вам весточку «по каждому чиху», так и затребовать ежедневную сводку произошедших изменений (рис. 3.46).

Рисунок 3.46.Настраиваем уведомления при совместной работе. Если правок будет много, удобно выбрать формат ежедневной сводки

Иногда к работе над таблицей хочется привлечь весь мир! Хорошо, хорошо – хотя бы читателей вашего блога или участников почтовой рассылки. При этом совершенно не хочется заниматься настройкой прав и рассылкой приглашений каждому из знакомых для простого и совершенно несекретного проекта. Что, если бы существовала возможность без всяких регистраций и уведомлений пройти по ссылке и начать добавлять в нее все, что пожелает душа? Такая возможность есть. Команда «Добавить в общее – Получить ссылку для совместного доступа» при выборе флажка «Разрешать просмотр всем обладателям ссылки» выдает гиперссылку, пройдя по которой любой пользователь Всемирной сети сможет абсолютно свободно просматривать созданную таблицу. А если включить опцию «Разрешить всем обладателям ссылки редактировать», то таблица превратится в самую настоящую доску для творчества – ведь любой знающий заветный адрес теперь сможет написать в ней все что угодно! Применений подобной удивительной свободе может быть множество – доски объявлений, место общения фанатов рок-группы или проведение конкурсов на лучший детский рисунок. Возможности по совместной работе, не ограниченной рамками регистраций и уровнями доступа, заканчиваются только вместе с нашей фантазией. Давайте проверим, что же это на самом деле такое! Специально для читателей книги я завел отдельную таблицу, где мы с вами сможем общаться на практически любые темы, спорить, рассказывать о своих достижениях и победах. Просто пройдите по ссылке http://b23.ru/z0l и начните творить. Кстати, эта опция совсем недавно стала доступна и для Документов с Презентациями.