Скотт Беркун - Искусство управления IT-проектами

Рис. 13.1.Три наиболее важных списка приоритетов

Если применяются три наиболее распространенных списка приоритетов, проверьте их согласованность друг с другом. Каждая работа должна обеспечивать реализацию какой-нибудь характеристики, а каждая характеристика соответствовать какой-нибудь цели проекта. Если добавляется новая работа, она должна выполняться в русле определенных характеристик и целей. Это обязательное условие, препятствующее появлению случайных элементов. Если вице-президент или программист хочет вставить в перечень что-нибудь экстраординарное, нужно заставить его обосновать свое желание конечными целями проекта: «Босс, конечно, это сильная характеристика, но каких целей проекта она поможет нам достичь? Либо нам нужно скорректировать цели и учесть последствия, либо вообще не стоит тратить на нее силы». Если приучить команду к согласованному принятию решений на всех трех уровнях, то ее функционирование станет целенаправленнее, а время не будет тратиться понапрасну.

Как правило, любой список приоритетов можно разделить на две части. В верхней части располагается все, что нужно сделать в первую очередь, то есть все дела, без которых достичь успеха невозможно. Во второй части располагается все остальное. Приоритеты второй и третьей очереди тоже существуют, но понятно, что они в корне отличаются от первоочередных. Превратить второстепенное задание в первоочередное крайне трудно.

К проведению черты, отделяющей первоочередные приоритеты, нужно подходить очень серьезно. Следует всеми силами бороться за то, чтобы верхняя часть перечня была как можно короче и компактнее (такое же правило применимо к любому перечню задач концептуального документа). Пункт списка, относящийся к первоочередным приоритетам, означает: «Без этого мы просто не сможем жить». Это не должны быть задания, которые неплохо было бы иметь в верхней части перечня или которые очень хотелось бы там иметь: подобный подход слишком слабо отвечал бы задачам проекта. К примеру, при сборке автомобиля к первоочередным приоритетам можно было бы отнести установку двигателя, колес, трансмиссии, тормозов, рулевого колеса и педалей, а к приоритетам второй очереди – установку дверей, ветрового стекла, системы вентиляции и радиоприемника, поскольку ездить на машине можно и без всего этого. Функциональность автомобиля сохраняется, эти элементы можно убрать, а то, что осталось, все равно будет называться автомобилем.

Определить, где провести эту черту, всегда было нелегко, дело не обходилось без продолжительных дебатов вокруг всего, без чего не может прожить заказчик, и это вполне естественно. Хотелось бы, чтобы все дебаты происходили и заканчивались еще на ранней стадии. Как бы ни было трудно, в итоге получался перечень, содержащий жизнеспособные мнения и взгляды команды. Изучив и запротоколировав все «за» и «против» относительно созданного перечня, можно двигаться вперед. Процесс споров и дебатов, направленный на совершенствование перечня, на 90 % готовит к ответам на обычные вопросы или возражения, возникающие впоследствии (например, почему мы оборудовали машину тормозами, а не кондиционером), и позволяет сразу же их отклонить, поскольку все эти возражения уже звучали и их несостоятельность была доказана.

Сложности в выборе приоритетов всегда носят больше эмоционально-психологический, чем прагматический характер, независимо от того, что говорят на этот счет люди. Исключение желательных (но не обязательных) вещей, как и при соблюдении диеты или экономии денег, требует дисциплинированности, выдержки и сосредоточенности на главном. Говорить: «Для нас важна стабильность» – это одно, а сопоставить стабильность с другими важными свойствами – совсем другое. Многие руководители перед этим пасуют. Они занимают выжидательную позицию, откладывают трудный выбор на потом или вовсе отказываются от него и в результате приводят проекты к краху. Без трудного выбора прогресс невозможен. Если подходить к нему отвлеченно, то слово «важный» ровным счетом ничего не означает. Поэтому составление списков приоритетов и определение места, где должна пройти черта, отделяющая первоочередные приоритеты, требует от руководителей, да и от всей команды принятия нелегких решений и ясности мышления.