Лидия Мальцева - Организация бизнеса. Грамотное построение своего дела

Меры по постановке кадрового документооборота являются весьма результативной профилактикой рисков, связанных с проверками государственных контрольно-надзорных органов и шагом на пути формирования имиджа публичной, цивилизованной компании.

Таким способом можно формализовать кадровые процедуры, существующие в компании (прием на работу и увольнение работника, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение работника к материальной ответственности и т. п.).

Это чрезвычайно простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально новую корпоративную структуру, единые принципы корпоративной культуры и корпоративного стиля, соответствующую динамике развития компании или же систематизировать уже существующую структуру, что обусловлено гибкостью и мобильностью системы кадровой документации.

Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» компании и ее сотрудников путем четкой регламентации, чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции компании.

На практике каждый работодатель решает сам, нужна ему или нет кадровая документация. Однако объективные тенденции развития российской экономики говорят о том, что цивилизованный подход к регулированию трудовых отношений постепенно становится одним из базовых условий ведения и развития бизнеса.

Построение системы коммерческой тайны на предприятии является крайне важным для любой компании, особенно если она начала работать на рынке недавно. Условие конфиденциальности определяет доверительные отношения с контрагентами и возможность построить надежные и долгосрочные отношения, а также имеет целый ряд других преимуществ.

В 1990 году в России были приняты первые нормативные документы, содержащие понятие «коммерческая тайна». В настоящее время более 30 федеральных законов Российской Федерации регулируют вопросы, касающиеся конфиденциальной информации. Тема защиты коммерческой тайны неоднократно поднималась в прессе и на телевидении. Однако, несмотря на это, многие руководители до сих пор не понимают, что представляет собой эта самая тайна в действительности и как ее надлежит защищать от коварных посягательств.

Сведения, составляющие коммерческую тайну, – это конфиденциальная информация, которая позволяет ее обладателю увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке или получить другую выгоду. Это понятие ввел Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее – Закон), который вместе со ст. 139 Гражданского кодекса регулирует отношения, связанные с секретными данными. Интересная деталь: нередко на практике информацию, составляющую коммерческую тайну, ошибочно путают с такими объектами интеллектуальной собственности, как товарный знак, патентованные объекты (промышленные образцы, полезные модели) и т. д. У интеллектуальной собственности особый порядок защиты, и право на ее использование возникает только с момента государственной регистрации. В то время как право оберегать корпоративные данные возникает сразу после введения в компании режима коммерческой тайны.

На практике можно встретить две крайности. С одной стороны, топ-менеджеры нередко устанавливают тотальный режим секретности, при котором к коммерческой тайне относится практически все. Последствия таких шагов бывают довольно печальные. Во-первых, размывается грань между секретной и иной информацией, что делает проблематичной ее защиту. Во-вторых, гипертрофированный объем засекреченной информации требует больших усилий и ресурсов по ее сохранению, в противном случае введение режима коммерческой тайны остается только декларацией «на бумаге». В-третьих, режим тотальной секретности может создать лишние бюрократические барьеры внутри компании и серьезно затруднить нормальное течение ежедневных бизнес-процессов.

Другая крайность – к коммерческой тайне относят только две-три ключевые позиции, сужая тем самым возможность защищать свои интересы в случае утечки другой важной информации.

Самым оправданным при определении состава секретной информации является метод «взгляда со стороны» – руководитель и топ-менеджеры ставят себя на место конкурентов или инсайдеров и анализируют, какая именно информация о бизнесе могла бы их заинтересовать. Такой подход позволит вычленить ту информацию, которая действительно имеет коммерческую ценность, и вместе с тем избежать политики тотальной секретности.