Лидия Мальцева - Организация бизнеса. Грамотное построение своего дела

Подобные проблемы проявляются также у сформировавшихся уже крупных компаний, желающих полностью перевести свой бизнес в легальную сферу и стать «публичными» субъектами бизнеса. Решение данного вопроса непосредственно связано с такими задачами развития, как утверждение репутации «цивилизованной компании», переход на рельсы «белого» бизнеса и повышение инвестиционной привлекательности. Кроме того, чем больше компания, тем больше возникает трудностей в процессе управления человеческими ресурсами, которые также нуждаются в решении.

Излишне говорить о том, что все вышеперечисленное напрямую связано с доходами компании, и не только. Отсутствие сбалансированной корпоративной структуры, процедурная неурегулированность в организации связана со многими негативными последствиями: потери информации и документов, массовое отсутствие дисциплины, напряженность в коллективе, конфликты между сотрудниками и работодателем, снижение управляемости и т. д. В итоге получается ситуация конфликта из анекдота бригадиров на стройке, вечно спорящих из-за того, что бригада каждого заканчивает рабочую смену и оставляет после себя строительный мусор, так что другая бригада, заступая на вахту, должна сначала убрать мусор, а потом начать работать, и так без конца.

Одним из эффективных инструментов построения новой корпоративной структуры и преодоления болезни роста компании является постановка и внедрение продуманной системы внутренней документации в компании. В эту систему входят как документы, оформляющие внешние отношения с клиентами и партнерами компании – база договоров, коммерческих предложений, бланков и т. д., так и документы, регулирующие внутренние отношения компании и ее сотрудников. Комплекс документов, обеспечивающих внутрикорпоративное регулирование, также называется системой кадровой документации.

Возникает вполне резонный вопрос: а для чего вообще нужно внедрять кадровые документы, если до этого компания нормально существовала, развивалась и без них? Не является ли это просто увеличением вала внутренних документов, создающим бюрократические барьеры и лишнюю головную боль, и больше ничего?

Как показывает практика, при разумном подходе к постановке кадровой документации можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач. Во-первых, таким способом можно формализовать бизнес-процедуры, существующие в компании. Во-вторых, это чрезвычайно простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально новую корпоративную структуру, единые принципы корпоративной культуры и корпоративного стиля, соответствующие динамике развития компании. В-третьих, введение кадровых документов позволяет добиться легального «баланса интересов» компании и ее сотрудников. Наконец, в-четвертых, меры по постановке кадрового документооборота являются весьма результативной профилактикой рисков, связанных с проверками государственных контрольно-надзорных органов и сильным шагом на пути формирования имиджа публичной, цивилизованной компании.

Следует отметить, что переход к цивилизованным формам отношений компаний и их сотрудников является объективной тенденцией для российского бизнеса, ищущего стабильности и стремящегося выйти на мировой уровень. Как пример, в последнее время на рынке существует тенденция «обеления заработной платы». Зачастую уже сами сотрудники при приеме на работу предъявляют работодателю требования о легальной заработной плате, оформлении трудовой книжки, гарантий социального страхования, оплаты больничных и других элементов легального социального пакета.

Можно отметить успешный опыт российского представительства компании «Орифлэйм» по постановке системы кадровой документации. Необходимость таких мер была вызвана необходимостью учета особенностей работы российских сотрудников сервисных центров компании, на которых осуществляется прием и распределение продукции компании, а также закреплением принципов корпоративной культуры головной компании. В ходе реализации проекта в компании был проведен мониторинг существующей системы кадровых документов компании, на основе которого эксперты разработали и внедрили полный комплекс документов и процедур. В результате обе поставленные цели были достигнуты.

Данную систему руководство компании планирует использовать в качестве модельной для своих представительств и филиалов в странах СНГ.