Алексей Рязанцев - Ментальные карты для бизнеса

Выбор типа организационной структуры зависит от особенностей вашего бизнеса, но какой бы она ни была, она должна быть. Если у вас в коллективе более 15 человек, то наличие прописанной организационной структуры просто необходимо.

Организационная структура – это очень важный элемент в компании. Ее наличие решит проблемы с подчинением, которые достаточно часто встречаются в компании. Бывают различные ситуации, например, у сотрудника негласно несколько руководителей, потому что так сложилось. Или два человека из управленческого звена полагают, что являются руководителями одного и того же сотрудника. А он либо выбирает руководителя исходя из субъективной симпатии, или вообще считает себя никому не подконтрольным. Порой бывает и так, что в компании есть должностная роль, обязанности которой некому контролировать. Таких ситуаций допускать нельзя! Конечно, если это не должность генерального директора. Ваши сотрудники должны четко понимать иерархическую лестницу и знать, какое место в ней они занимают. Таким образом, вы избежите дублирования полномочий, споров о том, у кого больше прав, и хаоса в управлении коллективом.

После того, когда прояснятся типы и уровни соподчинения, т. е. организационная структура примет завершенный вид, она обязательно должна быть донесена до персонала. Это можно сделать на планерке. Ознакомьте сотрудников с ней, проговорите ее, разъясните спорные и непонятные моменты. Таким образом, вы достигнете одинакового видения всеми занятыми в вашей компании людьми системы подчинения и взаимодействия и взаимопонимания между отдельными единицами компании. Поверьте, одинаковое понимание структуры подчинения очень важно! Все будут понимать, какое место в фирме занимают и какими полномочиями оно их наделяет.

Итак, приступим к составлению организационной структуры в формате ментальной карты.

Если при фиксации должностных инструкций в прошлой главе уровни располагались вокруг ядра карты, то в организационной структуре, в связи с ее особенностями, они будут располагаться лестнично, чтобы ярче отразить иерархию подчинения. Кроме того, обычно рисование ментальных карт начинается с середины листа. В этом и есть их суть – радиальный способ запоминания информации. Однако в данном случае начинать работу необходимо вверху в середине рабочего поля. Если вы пользуетесь программой Mind Manager, то в ее последней версии предусмотрен специализированный формат, который так и называется «Организационная структура». Выбрав его, вам будет проще располагать уровни по иерархии подчинения, так как программа сама сделает это за вас. Вашей задачей останется вписать те структурные подразделения и функциональные роли, которые имеют место в вашем бизнесе. Обратите внимание, организационная структура должна отражать реальное положение дел.

Но вы можете нарисовать вторую, на перспективу. Например, какой вы ее хотите видеть через полгода, какие отделы добавятся или реорганизуются, какие новые функциональные роли появятся и т. д. Это поможет вам получить видение того, в каком направлении необходимо двигаться и до каких масштабов вы желаете развить свой бизнес.

Разрабатываем организационную структуру в ментальной карте.

1. В центре вверху рабочего поля ментальной карты располагается ее ядро, показывающего главное управленческое лицо компании, т. е. собственника или генерального директора.

2. Далее под ядром карты горизонтально в ряд формируется первый уровень карты. Он включает «вторых» лиц компании, например, заместителя, при наличии такового; «первых» лиц в конкретных направлениях, т. е. директоров всевозможных подразделений и отделов; а также структурные единицы, напрямую подчиняющиеся вам, т. е. директору, например, секретариат.

Пример организационной структуры представлен на рисунке.

Рис. 12. Ментальная карта при ставлении организационной структуры – первые лица компании (ядро и уровень 1)

3. Второй уровень будет различен, в зависимости от того, что содержит первый.

✓ Если уровень 1 – это руководитель некого направления, то уровень 2 – это структурные единицы, которые ему подконтрольны.

Например, коммерческому директору могут подчиняться отдел продаж, склад, служба качества и др.

✓ Если уровень 1 – это руководитель конкретного отдела, то уровень 2 – это должностные роли, присутствующие в его отделе.