Алексей Рязанцев - Ментальные карты для бизнеса

Например, первый уровень – это главный бухгалтер, так как он является ответственным лицом такой структурной единицы, как бухгалтерия. Бухгалтерия не имеет внутренних подотделов, но в крупных компаниях она имеет обширный штат, в котором каждый бухгалтер ведет отдельное направление, например бухгалтер по расчету зарплаты, бухгалтер по расчету НДС, помощник главного бухгалтера и т. д. В данном случае, именно эти роли и сформируют второй уровень ментальной карты.

✓ Если уровень 1 – это структурная единица, которой никто не подотчетен, например, администратор, то уровня 2 может не быть.

Рис. 13. Ментальная карта при составлении организационной структуры (уровень 2)

4. Соответственно, уровень 3 также будет ранжирован.

✓ Если уровень 2 – это структурная единица некого направления, то уровень 3 – это его подотделы. Например, от директора по развитию (уровень 1) иерархическая лестница спускается, в частности, к отделу продаж (уровень 2), который разделен на отдел прямых продаж и клиентский отдел. Это и будет уровень 3.

✓ В иных случаях, уровня 3 не будет.

5. Уровень 4, при наличии уровня 3, – это должностные роли каждого из подотделов.

Например, в отделе прямых продаж это руководитель отдела прямых продаж и менеджеры.

Рис. 14. Организационная структура в ментальной карте

Краткое резюме главы

Составление организационной структуры с помощью ментальных карт.

Рис. 15. Шаблон для разработки организационной структуры

Задание в конце главы:

1. Нарисуйте вашу организационную структуру на бумаге «как есть».

2. Нарисуйте вашу организационную структуру «на вырост» через 1–2 года.

3. Переложите в ментальные карты в Mind Manager.

Функциональная модель организации – это, утрированно, организационная структура, также отражающая отделы и роли, но в добавление к этому прописывающая должностные функции каждого сотрудника в разрезе всей компании.

Наличие прописанной функциональной модели способствует оптимизации процессов в компании. Дело в том, что, имея на листе бумаги все функции, выполняемые каждым сотрудником, вы увидите, какие из них пересекаются. Бывает, что одна элементарная задача возложена на нескольких человек, несмотря на то, что с ней вполне справится и один. Кроме того, при такой ситуации может возникнуть проблема с поиском ответственного лица. И наоборот, вы никак не можете повысить эффективность некого процесса, а после составления функциональной структуры поймете, что на его выполнение просто не хватает рабочих рук. Возможно, вы также обнаружите, что какая-то функция возложена абсолютно не на того специалиста. Исправление перечисленных выше ситуаций – это и есть оптимизация процессов. Таким образом, грамотно перераспределяя функции, вы освободите время у тех сотрудников, которые расходуют рабочее время на абсолютно не свои задачи, каждый будет заниматься тем, чем должен и что умеет.

Функциональная модель позволит вам решить проблемы с ответственными лицами. Благодаря ее наличию вы точно будете знать, кто несет ответственность за выполнение каждой из задач в вашей компании, назначите ответственных на те функции, за которые до этого времени никто не отвечал, и не столкнётесь с ситуацией, когда, если что-то не так, каждый перекладывает вину на другого.

Я советую вам составлять функциональную структуру в программе Mind Manager. В ней есть удобная для нашего случая функция – заметки. Ее можно «прикрепить» к функции и прописать в ней инструкцию по выполнению этой функции. Если совместить на одной карте организационную структуру, функциональную модель и должностные инструкции, то этого регламентированного описания достаточно для начала оптимизации процессов в бизнесе.

Как и в случае с созданием организационной структуры компании, ментальная карта для функциональной модели носит лестничную форму. Кроме того, все уровни и ядро у нее те же, что и в организационной структуре, с тем лишь отличием, что для описания функциональной модели вам необходим еще один уровень, отражающий функциональные обязанности.