Скотт Кейсер: Победное предложение. 7,5 принципа, которые помогут вам выиграть в любом тендере

«Но что, если документация не предполагает контакта с клиентом?» – слышу я ваш вопрос.

Хороший вопрос. И вот что я предлагаю:

Попросите прояснить некоторые пункты ITT. Большинство тендерной документации содержит имя и контакты людей, о которых часто отзываются как об «охранниках на воротах». Подготовьте несколько детальных вопросов, на которые они, скорее всего, не смогут ответить, подталкивая их к тому, чтобы связать вас с кем-то повыше. Ваша цель здесь – поговорить с людьми, имеющими право голоса, сначала – по телефону, а потом убедить встретиться лицом к лицу, чтобы поспособствовать более длительным отношениям.

Я успешно использовал эту практику в секторе частного бизнеса. В отрегулированном процессе поставок бюджетным организациям действовать нужно более осторожно.

В наши дни многие тендеры бюджетных организаций размещаются на электронных порталах, чтобы обеспечить открытый, честный и прозрачный процесс. Но порталы иногда падают, а тендерная документация может не отвечать на все ваши вопросы. Если так и с учетом того, что представленная документация безоговорочно не запрещает контактов с покупателями, то вы имеете право связаться с ними во время разъяснительного периода. Предпочтительным здесь будет звонок.

В том случае, если звонящий ясно формулирует свою мысль, хорошо умеет общаться по телефону и четко понимает вопросы, то это еще одна возможность связаться с покупателем и продемонстрировать свой профессионализм. Однако если покупатель почувствует, что вы используете разъяснительный процесс, чтобы оказаться в более благоприятном положении или получить преимущество перед другими заявителями, то ваша организация может получить ярлык «авантюристов», и это только навредит заявительному процессу.

Другой риск разъяснительного процесса в бюджетной сфере – это когда вы задаете глубокий вопрос, который не пришел в голову никому другому… но которым покупатель делится со всеми остальными заявителями, чтобы сохранить «единые правила игры». Конечно, не все покупатели одинаково совестливы. В случае телефонного разговора они, возможно, не кинутся передавать ваш вопрос и свой ответ на него всем прочим заявителям, что является еще одной причиной позвонить, а не писать электронное письмо.

Прояснение ITT/RFP – возможность выстроить отношения с покупателем. Как и любое общение с клиентом, оно должно быть спланировано, подготовлено и грамотно проведено.

Ваш главный аргумент: чем лучше вы поймете их потребности, их культуру и детали бизнеса, тем более релевантным будет ваш ответ и тем проще будет им его оценить. Чем более точно они смогут оценить вашу документацию, тем более вероятно, что ваша встреча будет назначена.

Если они по-прежнему отказываются, скажите, что у вас есть ряд идей относительно их нужд, которые вы хотели бы с ними проверить, прежде чем оформлять письменно в своем ответе. Завлеките их перспективой бесплатных идей.

Сложность в том, чтобы говорить не о своих потребностях (которые состоят в том, чтобы получить контракт), но о том, что получают они от встречи с вами. Мотивируйте их, говоря о пользе, которую получат они.

Если в ответ вы снова слышите «нет» и они неуверенно отвечают даже на просьбу прояснить некоторые вопросы по телефону, хорошенько подумайте, стоит ли продолжать. Знаки сопротивления или отступления на столь ранней стадии тендера обычно означают одно: в мыслях у них уже есть поставщик… и это не вы. Если они не готовы сейчас потратить время на то, чтобы узнать вас, насколько вероятно, что они наградят вас контрактом в решающий момент?

Причин много, но сразу в голове всплывают шесть:

1. Они боятся, что клиент скажет «нет» (отказ).

2. Они боятся, что клиент сочтет, что они действуют против правил, и исключит их из состязания.

3. Им не хватает уверенности попросить, возможно, потому, что они не обдумали все преимущества (читайте ниже).

4. Встреча с клиентом вытаскивает их из зоны комфорта: они предпочитают оставаться в своей условной башне из слоновой кости.

5. Им просто не приходит это в голову, особенно если ITT/RFP, кажется, не предполагает контактов с клиентом.

6. Нет времени: расписание забито работой над заявкой.