Михаил Рыбаков - Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум

Компьютер – только чтобы посмотреть какие-то данные, отчеты. Но не вязнуть в нем.

Участникам также пригодятся блокнотыс ручками.

Большое зло на стратегических сессиях, рабочих группах и вообще совещаниях – гаджеты: смартфоны, планшеты и т. д. Люди сбегают в них от работы, от контакта с коллегами, от острых вопросов.

Гаджеты можно запретить. Но лучше, чтобы люди сами постепенно пришли к согласию и договоренности, что не стоит использовать их во время командной работы.

То же самое и с входящими телефонными звонками. Как минимум – телефоны на беззвучный режим. Но лучше во время рабочей группы убрать их подальше. Хорошо на время группы сдавать телефоны секретарю.

Если же участники встречи «сидят в экранах», болтают по телефону – это бездарная трата времени и (само)обман.

Желательно, чтобы на рабочей группе в Штабе люди располагались полукругом возле флипчарта. Это позволит им видеть предмет обсуждения (схему бизнес-процесса и пр.) и при этом – продуктивно общаться, глубоко обсуждать вопросы. Результаты обсуждения, мысли, идеи надо тут же заносить на большой листбумаги. Хотя бы кратко: мысль – штука летучая, и если ее не записать, быстро забывается.

Если же между людьми стол, на подсознательном уровне он воспринимается как препятствие в общении. Ну и всякие гаджеты на нем удобно раскладывать, прятаться в них от сложных тем.

Если ваша компания имеет филиалыв других городах и странах, зачастую есть смысл подключать к наведению порядка ключевых людей из регионов. Иначе как вы вовлечете их в изменения, как учтете региональную специфику?

Удаленные сотрудники могут участвовать в рабочих группах по видеосвязи (Skype и т. п.) . Однако иногда нужно встречаться лично. Обычно наши клиенты приглашают представителей из регионов на стартовую сессию, а также на поддерживающие встречи. Никакие технические средства связи не заменят живого контакта.

Управляйте документацией.Постепенно документов становится много. Как вы помните, цель – сделать максимально легкуюи удобнуюсистему, а не бюрократического монстра. И все же – документация накапливается, и ею нужно управлять. Иначе потеряетесь.

Вот некоторые советы:

• Организуйте удобное хранилище. Например, в вашем интранете, на файл-сервере или в облачном хранилище типа Dropbox или Google Docs. В нем – разумную и простую систему папок. Правильную систему безопасности, ограничения доступа.

• Часто команды создают для себя отдельные группыв разных программах для обмена сообщениях – мессенджерах [383] : Facebook Messenger, Skype, Viber и пр. Или закрытые (защищенные паролем) группы в привычных вам соцсетях. Или группы в сервисах для ведения групп через е-мейл, например Google Groups . Это удобно: позволяет людям постоянно быть на связи из любой точки мира, быстро обмениваться идеями, в том числе через смартфоны. Только пусть участники команды регулярно переносят ключевые версии документов в единое хранилище вашего проекта.

Помните о безопасности – особо секретную, коммерческую информацию выкладывать в группы, на внешние серверы и т. п. не стоит.

• Храните все версиивсех документов. По каждому документу всегда есть одна актуальная, то есть та, по которой сейчас работает компания. Например, схема бизнес-процесса. Возможно, есть более новая версия – в стадии разработки. И архив старых версий. Придумайте и соблюдайте единую – удобную и простую – систему названий файлов. В названии хорошо также указывать дату и номер версии.

• Пользуйтесь простейшими офисными программами, не усложняйте себе и коллегам жизнь сложными системами. Наши клиенты используют Microsoft Word, Excel, изредка Visio. Или их бесплатные аналоги: Open Office и пр.

• Храните результатыобсуждений, например с сессий, рабочих групп и совещаний . Листы бумаги от флипчарта, а также их фотографии на сервере. Это помогает потом вспоминать какие-то моменты из обсуждений, идеи, записанные на полях и между строк.

• Определите, кто в вашей команде отвечает за всю документациюпо архитектуре бизнеса. В небольшой компании это может быть сам руководитель Штаба.

Нужно ли платить людям за участие в рабочих группах и Штабе?Важный вопрос. Как вы думаете? Запишите свой ответ, прежде чем читать дальше.