Михаил Рыбаков - Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

Вех не должно быть чересчур много: желательно не более 12. Полезно также определить, каким документом будет подтверждаться прохождение той или иной вехи. Поскольку веха – это событие, то желательно формулировать названия вех в глаголах совершенного вида: «Подписано техническое задание» и т. п.

Разработайте план по вехам своего проекта: от запуска до завершения.

Каждая компания сама решает, какие еще документы нужны на этапе инициации проекта.

Например, еще на самом начальном этапе вы можете потребовать от инициаторов проекта краткую Концепцию проекта прежде чем двигаться дальше: ведь сбор подробной информации, ее анализ, проведение расчетов, различные согласования требуют затрат рабочего времени. И руководство может решить, что всю эту работу есть смысл делать только после предварительного одобрения проекта.

Опыт показывает, что четко и внятно изложить свои мысли на одной странице или двух – трех слайдах могут далеко не все. Вот вам и первый фильтр для отбора проектов – причем работает он автоматически, без дополнительных управленческих усилий. А заодно – средство воспитания сотрудников.

Экономические расчеты могут представляться в Бизнес-планеи/или Технико-экономическом обосновании(ТЭО).

В средней и крупной компании желательно заключать с руководителем проекта соглашение (контракт)конкретно на данный проект, даже если он работает в штате компании. Чтобы письменно зафиксировать его ответственность, критерии оценки результатов, кнуты и пряники.

Решите, какие документы нужны вашей компании на этапе инициации проекта.Включите все, что нужно, но не разводите лишнюю бюрократию.

Когда решение о запуске проекта уже принято и утверждена команда, желательно провести собрание, на котором дать участникам отмашку: «Начали!» Довольно точно суть этого мероприятия передает английский термин kick-off meeting (start-up meeting), что означает что-то вроде «собрание-пинок».

Собрание проводится для того, чтобы:

• публично утвердить начало проекта;

• объявить единую согласованную точку зрения на проект;

• заручиться согласием всех заинтересованных лиц, замотивировать участников.

Желательно, чтобы в нем приняли участие руководитель проекта, команда проекта, высшее руководство организации, другие ключевые участники.

На собрании обычно руководитель проекта проводит его краткую презентацию, после чего отвечает на вопросы участников.

На выходе каждый участник должен четко представлять себе:

• какие задачи решает проект;

• кто руководит проектом;

• ключевых клиентов и стейкхолдеров;

• выгоды этих сторон от реализации проекта;

• внутреннюю организацию проекта, распределение ролей;

• параметры проекта: цели, объем работ, сроки, бюджет;

• основные трудности и методы их преодоления.

Пропишите сценарий собрания по запуску вашего проекта.

Если проект реальный и находится в соответствующей стадии, то и проведите.

Порой собрания недостаточно, и нужно провести стратегическую сессиюс ключевыми участниками команды проекта. Чтобы не просто озвучить решения высшего руководства, а дествительно прийти к согласию. [168] См. главу 7 «Внедрение. Управление изменениями».

Итак, проект официально запущен. Теперь настало время детально его спланировать: по составу работ, срокам, ресурсам и т. д.

Вот общий алгоритм планирования проекта (рис. 27):

Рисунок 27. Общий алгоритм планирования проекта

Как-то по завершении моего трехдневного практикума по управлению проектами один из участников так описал полученную пользу: «Я понял – проектами можно управлять!» На тот момент он работал руководителем проекта в инжиниринговой компании уже несколько лет. И подобные отзывы люди давали не раз…

Для начала нужно понять, какие работы в проекте выполнить необходимо, а какие – нет. Например, строительство гостиницы входит в ответственность руководителя проекта. А запуск и вывод на заданный уровень прибыли? Это понимание ложится в основу всего дальнейшего планирования. Ошибки на этой стадии приводят к неверным оценкам сроков, ресурсов, бюджета и т. д.