Михаил Рыбаков - Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

• Насчет инструментов по ведению проектов. Тут тоже все индивидуально. В моей практике Microsoft Project в полном объеме не применяется (обычно вообще не применяется). Используются либо любительские смеси – Excel + Word + регламент (особенно вначале), либо – в более современном варианте – Google Documents (решается тема распределенного доступа и коллективной работы), либо различные бесплатные или коммерческие решения (типа адаптированных wiki-движков, Microsoft Sharepoint или инструментов от 37signals.com).

• Вот что крайне важно – это иметь явно выраженную фазу завершения проекта . В свою очередь, тут важны две вещи – явно продекларировать, что проект завершен (или отменен – как вариант), и второе – написать краткий документ (можно в произвольном виде, небольшой) с описанием – что хотели получить изначально, как выглядел процесс работы над проектом и что получили в итоге, а также хорошие и плохие поучительные выводы. Иногда бывает, что именно этот документ через год-два становится самым ценным результатом».

Как же управлять проектами, если все они такие уникальные и разные? Первое, что приходит в голову, это перечислить все проекты, которые есть в компании, свести их в общую картину. Это действительно большой шаг вперед. По моему опыту, в редкой компании руководители могут сходу назвать все проекты, которые в ней сейчас реализуются.

В одной частной инвестиционной компании во время рабочей сессии акционеры сходу смогли вспомнить четыре проекта (самые крупные). Когда позвали финансового директора, он смог назвать девять. А к следующей сессии руководители компании выписали свыше 20 проектов, по которым на тот момент шло финансирование.

Поэтому вот вам задача:

Выпишите все проекты, которые сейчас проходят в вашей компании.

Кстати, такой перечень называется портфелем проектов компании, обычно его составляют на год.

Напоминаю, что задания лучше выполнять в составе своей управленческой команды.

Вы можете обнаружить, что их достаточно много. Если так, то их необходимо классифицировать. Например, в следующих разрезах.

• К какой программе относится.Если компания крупная, то и проектов в ней выполняют множество. Для удобства управления их можно объединять в программы. Так, в одном крупном интернет-магазине постоянно действует программа «Повышение удобства использования сайта», в которой – множество проектов. Каждый проект имеет срок начала и окончания, конкретные цели. А программа может длиться сколь угодно долго.

• Инвестиционный/Организационный.Инвестиционными называют проекты, которые подразумевают, что в них вкладывают средства, которые должны вернуться с прямой прибылью. Например, вы открываете дополнительный магазин, и он должен окупиться через три года.

Организационные проекты тоже подразумевают отдачу, однако не прямую. Ребрендинг или внедрение системы электронного документооборота, конечно, должны принести компании выгоду, но косвенно. То же касается и заведомо некоммерческих проектов, таких как спонсирование телевизионного шоу.

• Мелкий/средний/крупный.В зависимости от размера проекта им управляют по-разному.

• Внешний/внутренний.То есть направлен на достижение внешних целей компании или на отладку ее внутренних механизмов.

• Статус.Проект в реестре может иметь текущий статус, например:

– идея,

– запланирован,

– реализуется,

– завершен,

– приостановлен.

• Приоритет.Часто между проектами происходят ресурсные конфликты за финансирование, специалистов и т. д. Решать их можно двумя способами. Спонтанно, по принципу «Кто сможет в нужный момент зайти к шефу и выбить у него человека, необходимого для своего проекта». Или осознанно, когда распределение ресурсов происходит в зависимости от важности того или иного проекта для компании. В этом случае приоритеты утверждает высшее руководство компании, допустим, на год, а затем может уточнять раз в квартал.

Итого, получается документ, который так и называется: «Реестр проектов компании».

Желательно, чтобы его утверждал топ-менеджмент.