Михаил Рыбаков - Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

Описание процесса проходит в несколько этапов: его выделение, определение ключевых параметров(шапки), задание общей логикив виде списка шагов (тела процесса) , описание схемой верхнего уровня(в табличной форме), детализация крупных шагов в виде подпроцессов(«матрешек»).

Шапкапроцесса: название (включая первый и последний шаги), цель, архитектор (АП), руководитель процесса (РП), показатели (их лучше определять позже).

Телопроцесса (колонки таблицы): название шага, его результаты, ответственный за шаг, исполнители шага, комментарий.

Есть много методологий описания процессов. Большинство сложны для понимания руководителями и сотрудниками, а потому непрактичны. Лучше использовать максимально простые средства.

Детализировать процесс удобно в технике SIPOC, если это вам действительно нужно, и если компания готова: зачастую достаточно схемы верхнего уровня. SIPOC позволяет четко понять и прописать взаимодействия, которые обычно вызывают большинство проблем. Внутри компании и между компаниями выстраиваются цепочки «клиент – поставщик». Клиент предъявляет к поставщику требования, которые тот обязан удовлетворить. От этого зависит качество работы бизнеса.

Источники идей для оптимизациипроцессов: цели бизнеса, пожелания клиентов, предложения сотрудников, бенчмаркинг, типичные ошибки, количественные и качественные показатели.

Типичные ошибки в процессах:общая сложность и запутанность, лишние шаги, неэффективные шаги, проблемы на стыках подразделений и отдельных людей, избыточный контроль (в т. ч. «вертикальные колодцы»), недостаточный контроль, несовпадение модели процесса и его реального воплощения в жизни.

Важно задать количественные и качественные показатели процессов, например: скорость, себестоимость, количество и состав дефектов, удовлетворенность внутренних и/или внешних клиентов. Их нужно регулярно измерять, анализировать, на их основе принимать решения по оперативному управлению процессами и их улучшению. На их базе строится грамотная система мотивациисотрудников.

Более глубокую детализациюпроцесса можно представлять в виде текстовых описаний, блок-схем, презентаций, видеороликов и т. д.

Просмотрите результаты выполнения всех практических заданий данной главы.

Напишите краткий план, что вы примените в своем бизнесе в ближайшее время.

Проекты – вторая важная составляющая в деятельности любой компании наряду с бизнес-процессами. Это другой способ организации работ и управления ими.

Если процессы раз за разом повторяются, то проекты каждый раз в той или иной степени уникальны и ограничены во времени. По определению, проект – это набор мероприятий по достижению уникальной цели в условиях заданных ограничений:сроки, бюджет, люди и т. д. (рис. 21).

Рисунок 21. Проект и процесс

Это определение соответствует международным стандартам – и в то же время отличается от бытового понятия «проект» как направления деятельности, архитектурного проекта и т. д. По опыту, данное отличие очень важно. Если понятия четко не определены и управленческая команда не говорит на одном языке, развитие бизнеса тормозится [151] Это касается не только проектов. Единое смысловое поле – основа совместной работы команды. См. п. 7.2 «Управление архитектурой бизнеса». .

Так, в одном холдинге внедрение проектного подхода более трех месяцев буксовало, пока руководители не договорились, что считать проектом.

А в другой крупной компании проектом было принято называть целое бизнес-направление, не имеющее точки окончания во времени: проведение видеосеминаров для бухгалтеров. Увы, здесь нам так и не удалось исправить корпоративную терминологию: пришлось приспосабливаться к принятой у Заказчика.

Проекты могут быть самыми разными.

• Разработка сайта (для себя или для клиента).

• Создание нового бизнеса.

• Открытие нового производства.

• Ребрендинг.

• Внедрение информационной системы и т. д.

Через реализацию проектов происходит развитие бизнеса (например, создание нового направления, открытие филиала) . От них зависит конкурентоспособность компании.