Светлана Брунгильд: Управление дебиторской задолженностью

• фальсификация транспортных накладных;

• сговор с клиентами или поставщиками;

• использование подставных клиентов;

• обналичивание невостребованных чеков;

• фальсификация расходных накладных, исправления «задним числом»;

• получение отката, играя на разнице оптовых скидок;

• продажа нескольким мелким клиентам под видом одного большого, получение под этот заказ хорошей скидки и получение от клиентов отката;

• продажа клиентам продукции, приобретенной у иной фирмы;

• простой обман клиента;

• реализация «излишка» продукции (необходим сговор кладовщика, менеджера и покупателя).

Определенная опасность того, что задолженность образовалась в результате неких махинаций сотрудников компании, есть всегда. Конечно, возможна и простая ошибка, но ее выявление и устранение последствий тоже должно быть частью работы.

Оператор, менеджер, кладовщик не должны иметь возможность исправлять единожды введенные документы. Вариаций на тему изменения документов много. Цели у них разные, но всегда неблаговидные. Изменить или провести исправленный документ может человек, имеющий функции контроля, отвечающий перед руководством за принятие того или иного решения. Двойной контроль является таким вариантом системы, при котором вся операция не может совершаться одним работником.

Лицо, занимающееся долгами и должниками, получает информацию первым. Если существует какая-то отлаженная система контроля работы персонала – хорошо. А если нет? И что делать с выявленным мошенничеством?

Необходимости «изобретать велосипед» нет. Все давно придумали и эффективность мер проверили. Главное, что для такой работы требуется – это человек, которому поручено разобраться с ситуацией, и правильно поставленная перед ним цель. Цель состоит из нескольких моментов: найти виноватого и доказать его вину.

В разных случаях функции частного детектива, ведущего запутанное дело о хищениях, выполняют разные люди: руководители отделов, финансовый директор с помощниками, руководитель службы безопасности, кредитный контролер. Мне пришлось заниматься этим неблагодарным делом лишь однажды. И стало понятно, что без определенного опыта, знания некоторых правовых аспектов, методики расследования ничего толком доказать и предъявить не удастся. Можно все узнать: кто, когда, зачем и почему решил украсть. Но как привлечь к ответу? Вопросы эти приходилось решать на месте, спрашивать советов «бывалых», консультироваться с юристом.

Чтобы было понятно, как это можно применить на практике, я буду иллюстрировать все этапы. Возьмем исходную информацию. Новый клиент не оплатил поставку. Во время разговора с ним выяснилось, что он, якобы, договорился и отдал деньги наличными менеджеру Васе. Менеджер обещал принести чек, но так и не появился до сих пор. Быстро решить вопрос не удалось. Вася лежит в больнице, ему сделали операцию. На вопрос: «Вася, где деньги?» менеджер удивленно пожимает плечами.

Итак, этап первый. Необходим, оказывается, приказ директора о создании комиссии для расследования какого-то конкретного случая. В нем должны быть указаны права членов комиссии на такие действия, как устный и письменный опрос сотрудников, работа с документацией. В приказе должны быть указаны цели расследования:

• Определить виновного.

• Выяснить причины произошедшего.

• Сформулировать предложения по исключению подобных случаев в дальнейшем.

Этап второй. Комиссия должна разработать порядок проведения служебного расследования:

1. Разобраться в сути случившегося.

2. Собрать информацию.

Процесс сбора информации можно облегчить посредством ответов на конкретные вопросы:

• кому это может быть выгодно?

• кто может прояснить ситуацию?

• в чем состоит мошенничество?

• в чем проявились последствия?

• когда совершено мошенничество?

• где совершено мошенничество?

• способ совершения мошенничества;

• что способствовало совершению?

• посредством чего было совершено мошенничество?

• мотив мошенника.

3. Проанализировать собранную информацию.

4. Вынести мотивированное заключение.

5. На основании собранных фактов определить виновника, причины случившегося и меры по исключению в дальнейшем подобных фактов.

Теперь все то же самое, только с примером.

1.Разбираемся в случившемся. Нам надо понять, что произошло. У фирмы кто-то украл деньги или произошла ошибка.