Тим Филлипс: Управление на основе данных. Как интерпретировать цифры и принимать качественные решения в бизнесе

Как внедрить этот принцип в активное использование? Самый простой способ – проводить регулярные совещания, посвященные тем аспектам, которые вы анализируете, и назначить ответственного сотрудника, чтобы на каждое совещание он готовил короткую презентацию с актуальными данными. Если темами совещания будут простые конкретные вопросы (например, «На что мы тратим больше всего денег?» или «На что чаще всего жалуются покупатели?») и они будут короткими – несколько цифр, быстрое обсуждение и пара задач, которые нужно выполнить, – тогда эти рабочие встречи не станут тяжким бременем для всех.

В ведении бизнеса чрезвычайно полезным может оказаться анализ того, сколько времени занимает какая-то деятельность и сколько оно стоит (если, конечно, сам анализ не требует значительных временных затрат).

Есть вполне конкретные раздражители на работе, с которыми мы сталкиваемся ежедневно, но никогда не пытаемся от них избавиться – частично по той причине, что мы не считаем, сколько времени они у нас отнимают. Компания Atlassian [5]подготовила инфографику на тему того, как мы проводим время на работе, с оптимистичным названием: «Вы теряете кучу времени на работе». (Ссылка на эту инфографику приведена в разделе дополнительных ресурсов. Обратите внимание, там нет отдельного пункта для «времени, потраченного на просмотр инфографики».) Основной вывод авторов: в течение дня на продуктивную работу тратится 60 % или меньше всего рабочего времени. 80 % причин, по которым прерывалась деятельность, были абсолютно незначительными, 47 % респондентов считают работу самой напрасной тратой времени, 39 % опрошенных сообщили, что засыпали на рабочих встречах.

Если вы когда-нибудь дремали на совещаниях, кажется, эта инфографика объяснит вам кое-что о вашей жизни. (Один из моих коллег действительно задремал на совещании, которое проходило в офисе другой компании. Он проснулся, когда услышал обращенные к нему слова собеседника, к которому он приехал на встречу: «Очевидно, вы очень устали…») Вы даже можете переслать эту инфографику коллегам со словами «С этим надо что-то делать» или с твердым намерением изменить что-то в том, как вы работаете. Но все мы знаем, что это вряд ли к чему-то приведет. Вам нужно датафицировать то, как вы распределяете свое время.

Кому бы не хотелось работать меньше, получая такой же результат или даже лучше? А почему бы не оценить вашу собственную продуктивность и продуктивность окружающих вас людей? Вот если бы был для этого какой-то специальный инструмент! Разумеется, такой инструмент есть. Это ваш телефон. И еще два предмета, которые вам пригодятся: бумага и ручка.

Для начала запишите и подсчитайте, сколько времени вы проводите на рабочих встречах, в дороге, разговаривая по телефону, готовя презентации. Подсчитать время можно при помощи простого приложения, например Toggl – оно напоминает чуть более сложный секундомер.

Это лучше делать на протяжении месяца, так как, надеюсь, не все дни и недели на работе у вас одинаковые. Если вам неудобно использовать приложение, воспользуйтесь ручкой и листом бумаги. Юристы и бухгалтеры именно так фиксируют свое рабочее время на протяжении уже нескольких столетий, потому что на основании этого выставляют счет клиенту. В итоге у вас должен получиться отчет о том, на что вы и ваши коллеги тратите рабочее время. Использовать его можно тремя способами.

1. Повысить личную эффективность. Какой процент рабочего времени вы проводите в Facebook? Может, совещание закончилось бы на полчаса раньше, если бы вы уделили 15 минут подготовке перед встречей? Точно зная, сколько времени занимает выполнение определенной задачи (например, подготовка плана по маркетингу), вы можете более точно прогнозировать завершение своей работы.

2. Если вы наемный сотрудник, то при оценке пользы, которую вы приносите компании, или в ответ на обвинения, что вам следует тратить меньше времени на непродуктивную работу, демонстрация четких цифр, сколько времени вы тратите на какие рабочие задачи, будет вам на руку гораздо больше, чем голословные заявления. Многие (согласно данным исследования, о котором уже говорилось в начале главы) жалуются, что у них отнимает слишком много времени обработка электронной почты или дорога до офиса, потому что хотят, чтобы их адрес не ставили в копию в списках рассылок, или потому что хотят работать из дома. Благодаря собранным данным их желание может осуществиться.