Александр Высоцкий - Финансовое планирование. Искусство создавать доход

Еще один момент, когда руководители департаментов впервые сталкиваются с необходимостью разрабатывать предложение по распределению средств, они забывают о том, для чего это вообще нужно. Первое препятствие, с которым они сталкиваются, – денег не хватает на все заявки. И как было рассмотрено раньше, это вполне обычное положение дел, но для них это является чем-то новым. Поэтому вместо того чтобы принимать решение о том, на что нужно тратить деньги, чтобы получить максимальную отдачу, они просто стараются хоть как-то поделить деньги. Директор компании в этот момент должен направлять внимание членов Рекомендательного совета на то, чтобы они использовали инвестиционный подход.

Учтите, первые заседания Рекомендательного совета по распределению средств всегда довольно механистичны. В этом нет ничего странного, ведь в этот момент у них на руках только планы на неделю, а планы тактического уровня, как правило, отсутствуют, да и бюджета еще в компании нет. Вы должны очень хорошо понимать, что, если вы дошли только до этого шага, значит, у вас еще нет системы управления финансами. Предупреждаю вас об этом только потому, что даже этот шаг кардинально меняет положение дел – начинают откладывать резервы, владелец начинает регулярно получать дивиденды, а руководители департаментов первые осознают, каким должен быть уровень дохода компании. Это действительно многое меняет и способствует повышению дохода компании. Но вы все же должны понимать, что, даже когда ваши руководители очень умело работают с заявками, берут на себя ответственность за финансовый результат, это только половина дела, и внедрение на этом не должно останавливаться.

4.4 Запуск работы с заказами на приобретение.

Благодаря тому, что Рекомендательный и Исполнительные советы выполнили свою работу, а РСФ выполнил свои обязанности и одобрил Директиву по распределению средств, Финансовое отделение может осуществлять расходы. На Главном счете в этот момент находится сумма, необходимая для оплаты всех одобренных заявок согласно Директиве. Немедленно после получения заверенной РСФ Директивы Отдел Расходов должен начать работу с заказами на приобретение. Он выписывает на каждую одобренную заявку заказ на приобретение и направляет составителю заявки (как описано в главе №11), а также возвращает неодобренные заявки.

Чтобы работа с заказами была полноценной, Финансовый департамент на этом шаге должен организовать проверку закупочных цен, полноценный учет имущества компании и еженедельный расчет износа.

4.5 Статистики финансовой области.

Благодаря разделению счетов и запуску еженедельного распределения средств появляется возможность получить данные для статистик в области финансов. В этот момент необходимо начать еженедельно отмечать графики статистик, чтобы получить точное представление о положении дел в финансах:

• «Валовой доход – ФП №1»;

• «Ассигнования – предоставление»;

• «Деньги – кредиторская задолженность»;

• «Оборотные средства – кредиторская задолженность поставщикам» (для торговых и производственных компаний);

• «Внеоборотные активы»;

• «Просроченная кредиторка (перевернутая)»;

• «Количество дней до самого старого просроченного счета (перевернутая)».

Через несколько недель по графикам статистик можно будет безошибочно определять, как идут дела в финансах. Без этих графиков РСФ не сможет полноценно выполнять свои функции, так как ему необходимо еженедельно принимать решение о размере сумм, выделяемых на расходы компании. Это можно сделать только на основе оценки трендов статистик.

Благодаря выполненным на 4-м этапе шагам в компании заработает процедура еженедельного одобрения расходов. Постепенно, в течение нескольких недель, руководители департаментов освоятся с тем, за какие статьи расходов они несут ответственность. У компании появляется определенный ритм работы с финансами, в течение нескольких недель обнаруживаются ошибки в ФП №1 и разработанной политике. Эти ошибки нужно оперативно исправлять. Руководители учатся тратить деньги так, чтобы это давало рост результатов. Иногда это настолько меняет положение дел и настолько избавляет от головной боли, вызванной финансовыми сложностями, что внедрение системы управления финансами останавливается. Но хочу вас предупредить, что остановка на этом шаге приведет к тому, что финансы все еще будут использоваться недостаточно эффективно.