Александр Высоцкий - Финансовое планирование. Искусство создавать доход

Если у руководителей и сотрудников не будет понимания системы, это создаст огромные сложности при внедрении. Дело в том, что в процессе внедрения системы руководителям придется еженедельно решать вопросы, с которыми они раньше никогда не сталкивались. Когда денег не хватает, но необходимо выкраивать что-то на самые важные заявки, отстаивать важность перед членами совета руководителей – это непростое испытание для многих. Если ко всем этим сложностям они еще и не будут иметь ясного понимания, как все это должно работать, трудозатраты на внедрение значительно возрастут. Поэтому имеет смысл потратить время на то, чтобы добиться полного взаимопонимания, эта инвестиция окупится многократно.

Этап No4. Еженедельное распределение средств.

4.1 Передача РСФ управление Счетом №1.

Подготовительные действия выполнены, наступил момент, когда система должна заработать. Первое действие – передать РСФ управление Счетом №1 и, соответственно, забрать у Финансового департамента возможность совершать операции по этому счету. С этого момента все оплаты контрагентам будут производиться Финансовым департаментом только с Главного счета и Счета оборотных средств.

4.2 Переход на еженедельное одобрение приобретений.

В конце отчетной недели необходимо объявить о том, что с этого дня и до конца следующей отчетной недели никакие оплаты производиться не будут. С этого момента все решения о распределении денег и оплате определенных расходов будут осуществляться согласно описанной в книге методики: составление заявок, одобрение руководителя департамента, Рекомендательный совет и т.д. То есть все заявки будут рассмотрены на следующем заседании Рекомендательного совета, а до этого момента никакие оплаты производиться не будут.

Скорее всего, у компании есть поставщики, которые рассчитывают на то, что оплаты будут производиться в течение пары дней после выставления счета. Они уже привыкли к такой практике, и чтобы у них не возникало идеи, что с компанией происходит что-то плохое, необходимо заранее предупредить о том, что с какого-то момента счета будут оплачиваться раз в неделю.

Необходимо особо предупредить всех сотрудников о том, что теперь любые расходы будут производиться только после одобрения заявок. И что любые обязательства от лица компании сотрудник имеет право взять только после получения письменного подтверждения о том, что его заявка на обязательство одобрена.

И самое главное – РСФ должен обеспечить, чтобы действительно в течение недели валовой доход поступал на Счет №1 и не тратился ни на какие нужды. Исключение может быть только для отчислений на Счет оборотных средств.

Сделать это будет непросто, ведь в этот момент сотрудники еще не приучены планировать приобретения заранее, даже руководители департаментов пока еще не способны предсказывать все необходимые затраты. Поэтому в первые недели скорее всего будут возникать ситуации, когда необходимо будет в ручном режиме одобрить какието жизненно важные счета. Если возникает такая необходимость, сотрудник обязан составить стандартную заявку на выделение средств и передать ее руководителю департамента, затем ее должен одобрить заместитель директора, и директор, и в конце концов РСФ. После одобрения такой заявки РСФ перечисляет одобренную сумму на Главный счет и Финансовый департамент начинает процедуру приобретения согласно последовательности действий в заказе на приобретение. Другими словами, выполняются все стандартные действия за исключением того, что заявка не проходит через советы руководителей. Конечно, такие действия отнимают внимание руководителей, но тем не менее на это приходится идти, по крайней мере, пока сотрудники и руководители не научатся планировать свою работу.

4.3 Первое распределение средств.

Учитывая, что к этому моменту у вас уже нормально работает Рекомендательный совет, основная сложность, с которой нужно будет справиться, чтобы начать еженедельно проводить распределение средств, – своевременная подготовка необходимых для этого документов. Это осуществляет Финансовое отделение, список документов, которые понадобятся участникам Рекомендательного совета и другим руководителям, подробно описан в главе No9.

Хочу обратить ваше внимание на то, что обычно, когда руководители впервые сталкиваются с процедурой распределения, она проходит гораздо дольше, чем обычно. Хотя они до этого уже знакомились с ФП №1 и остальными документами и процедурами, но когда необходимо впервые принимать решение о том, какие заявки одобрять, а какие отклонять, это вызывает сложности. Во-первых, рекомендую на такой первый Рекомендательный совет выделить больше времени – часа 2—3. Во-вторых необходимо, чтобы управлял заседанием совета директор или владелец компании, которые имеют большой опыт в работе с финансами. Речь идет не обязательно об опыте использования описанной в книге системы. Важно, чтобы этот руководитель имел опыт управления финансами всей компании, но при этом не забывал, что ему нужно не сделать работу за руководителей, а добиться, чтобы они сделали эту работу.