Пэт Никерсон - Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

6. Защитив главные 20 процентов заданий, вы можете освободить б о льшую часть расписания для неожиданных дел, а также тех, что находятся в средней зоне. Однако не позволяйте чему-либо воспрепятствовать осуществлению главных 20 процентов дел.

7. Поймите, что ваши три главных задания в одних случаях будут забирать у вас большую часть дня, а в других – только пару часов. Какова бы ни была продолжительность такой работы, защищайте время, отведенное для «красных зон». Начинайте и завершайте выполнение заданий вовремя, и вы победите привычку устраивать проволочки, что принесет хорошие плоды.

Если вы вдумчиво и честно прочитали эту главу, поздравьте себя и примите нашу благодарность. Искоренение неосознанных привычек и отрицание причастности к проволочкам всем дается с трудом.

Мы также поздравляем вас, если вы способны сказать: «К счастью, мне не свойственно ни медлить с выполнением заданий, ни оставлять их неоконченными!» В следующих двух главах вы увидите, получится ли у вас освободиться от остальных свойственных людям привычек, которые входят в число последних в этой серии ловушек времени: дружеского общения, праздных визитов незапланированных посетителей и чрезмерного старания.

Несуразность этих последних ловушек в том, что большинство людей считают свое поведение правильным, доказывающим теплое, дружелюбное отношение или преданность делу. Но это не добродетели, и о них речь пойдет далее.

Насколько успешно вы избегаете ловушки проволочек? Оцените себя по следующим вопросам и повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.

Вопросы

1. При возникновении желания отложить задание я делю его на части, устанавливаю сроки сдачи каждой из них и потом сосредоточиваюсь на первой.

2. Я слежу за проволочками в моей команде и помогаю ее членам преодолеть это, указывая на последствия для нашей организации.

3. Я в самом начале провожу оценку новых заданий и оговариваю сроки.

4. Меня занимает возможность перечислить задачи согласно силе их влияния – от наибольшего к среднему и наименьшему. Сначала я сосредоточиваюсь на «красной зоне», затем на первых задачах средней зоны.

5. Обнаружив угрозу для завершения проекта, я сообщаю об этом тому, кто направил запрос, и договариваюсь о предоставлении разъяснений или дополнительного времени.

6. Для поддержания темпа я радуюсь достижению промежуточных целей.

7. Поскольку некоторые из моих задач повторяются спустя несколько месяцев, я веду дневник заданий. Так в следующий раз мне не придется начинать все сначала.

Итоги________

«Эй, есть минутка?»

Вероятно, всю свою жизнь вы слышите этот невинный вопрос по нескольку раз в день. Иногда вы радуетесь ему как поводу с удовольствием отвлечься от того, чем вы сейчас занимаетесь!

Но когда любовь к общению берет верх над здравым смыслом, ваше расписание разваливается.

Конечно, большинство корпораций причисляют способность ладить с людьми к востребованным чертам характера своих сотрудников. И люди прилагают усилия, чтобы быть общительными. Большинству это удается довольно легко, потому что им нравится проводить время со своими товарищами и «быть в теме».

Однако как только вы создаете образец поведения, поощряя людей, которые беспорядочно вас прерывают, вы теряете контроль над своим днем. Сотрудники, ведущие учет времени только в отношении одного аспекта – дружеского общения, бывают чрезвычайно удивлены тем, сколько часов в целом тратится на незапланированных посетителей. Они также замечают, что те, кто спрашивает, нет ли у вас минутки, приходят домой вовремя, а «отзывчивая принимающая сторона» слишком часто обменивается любезностями с вечерней бригадой технического обслуживания.

Две вещи известны совершенно точно.

1. Незапланированные посетители всегда задерживаются больше, чем на минуту. Исследование Алека показало, что обычно такие визиты длятся по десять минут.

2. Каждая минута, отданная прервавшему вас сотруднику, потребует четырех минут на восстановление изначального уровня сосредоточенности. Позволив прервать себя на две минуты, ожидайте, что на возвращение к работе уйдет восемь минут.

Чтобы свести снижение скорости к минимуму, попробуйте метод, описанный ниже. Если кто-то прерывает вас посреди выполнения задания, уделите мгновение подготовке к возвращению. Скажите прервавшему вас человеку: «Дай мне секунду, и я выслушаю тебя».