Пэт Никерсон - Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Ниже вы найдете несколько часто задаваемых вопросов, посвященных планированию дня.

1. Сколько времени мне стоит выделять на задания, находящиеся в «красной зоне»? Отводите им, по меньшей мере, два часа в день (не обязательно два полных или следующих друг за другом часа, но это те отрезки времени, которые для вас священны). Пусть ничто не прерывает вас и не вмешивается в это скромное повседневное распределение времени. Другие заботы (средние 60 процентов вашего дня) могут забирать у вас до шести часов в день, но они не должны посягать на время, выделенное как «красная зона».

2. Какие два часа? В любой день отводите вашим главным задачам самые продуктивные (но не самые ранние) отрезки времени. Помните, что дни отличаются друг от друга (вторники не похожи на пятницы) и зависят от входящего потока трафика, обусловленных временем результатов, формальных собраний, поездок и т. д. Поэтому намеренно, осознанно выделяйте те отрезки, у которых наилучший шанс остаться неразрывными.

3. Какие факторы определяют «наилучшее время»? Выбирайте те отрезки времени, в течение которых вы можете надеяться на следующее:

• наибольший уровень энергии;

• наименьшее количество перерывов;

• наилучший доступ к важной информации или контактным лицам;

• наименьший объем текущего трафика.

4. Как насчет 60 процентов задач средней зоны? Как только вы обезопасили ваши главные 20 процентов и передали на исполнение наименее важные 20 процентов, 40 процентов вашей работы перестают быть предметом споров. Когда задания «красной зоны» гарантированно помещены в защищенных промежутках времени, вы можете начать с лучшего из того, что имеется в находящихся посередине 60 процентах. Зачастую это оправданные вспомогательные дела. Выполняйте их в ваши обычные (не самые продуктивные) рабочие часы.

Такой подход поведет вас гораздо дальше, чем сопряженная с большим стрессом деятельность большинства медлительных работников, ведь они справляются с 100 процентами рабочей нагрузки, руководствуясь лишь чутьем!

Только то, что «имеет большое значение» (или новые «красные зоны»), может переместить задачу, уже находящуюся в «красной зоне». Пометьте такое «перемещение» особым цветом или иконкой в расписании. На протяжении всей вашей дальнейшей карьеры этот цвет или иконка будут означать одно: вы заменили большой риск/возможность тем, что имело еще большее значение. Вы вытеснили «красное» еще большим входящим «красным». Если по прошествии нескольких недель у вас накопится достаточное количество этих новых «красных», то вы должны спросить себя:

• у меня изменилась работа?

• эти новые риски и возможности стали моей «новой» работой?

• каково их значение?

• временные они или постоянные?

• на сколько процентов они увеличили мой объем работы и нагрузку со стороны рисков?

• нужно ли мне нанимать помощников для выполнения больших объемов?

• заслуживаю ли я повышения за то, что занимаюсь более важными делами?

Алек Маккензи неоднократно повторял в своих книгах и на семинарах: «Ежедневный письменный план – это единственная и самая эффективная стратегия тайм-менеджмента». Но он сокрушался, что только один из десяти работников составляет такой план. Остальные девять идут домой, бормоча: «Как же быстро пролетел день!»

Соблюдайте простой, последовательный ежедневный порядок действий, чтобы осуществлять свои приоритетные задачи. Следующие семь шагов помогут вам в этом.

1. Используйте календарь, ежедневник или электронный планировщик, а не собственную сообразительность и быстроту реакций.

2. Перечисляйте три главных задания на день – те, чьи высокие риски и отдача сочетаются с вашими целями.

3. Планируйте эти три задания на самые продуктивные, но не самые ранние части рабочего дня.

4. Определяйте ваши лучшие временн ы е промежутки – когда вы энергичны и точны в работе, у вас есть доступ к данным, а вокруг достаточно спокойно, чтобы можно было поддерживать сосредоточенность. Вам также может понадобиться уединенная обстановка для проведения разговоров по деликатным вопросам, связанным с выполнением заданий.

5. Поместите ваши три главные задачи в «красную зону», прежде чем начнете распределять время между любыми другими требованиями.