Джозеф Маккормак - Короче - меньше слов – больше смысла

Ариенс указывает на две основные ошибки, провоцирующие проблемы на совещаниях. «Если люди не уверены в своей позиции, они придумывают доводы прямо в ходе выступления, – объясняет он. – Они ищут согласных с ними людей и находят тех, кто кивает и поддакивает. Более уверенный в себе человек говорит сразу о главном», – считает он. Старайтесь уместить регламент совещания на одной странице – никому не интересно слышать пустую болтовню. Кроме того, Ариенс считает ошибкой офисной политики проведение бесконечных и бессмысленных собраний. «Люди хотят убедиться, что менеджеры всех уровней их услышат. Они думают, что будут влиять на мнение этих сотрудников и удерживать лидирующие позиции лишь потому, что взяли инициативу на совещании в свои руки».

Маркировка – это выделение определенного числа ключевых пунктов, которые вы хотите представить в вашем выступлении.

На заре моей карьеры одним из моих руководителей был профессиональный и скромный журналист, уже ушедший на отдых, – прекрасный пример для подражания. Пока мы занимались подготовкой клиентки к важному пресс-туру East Coast, он вместе со мной давал ей советы, как правильно провести следующие друг за другом интервью с основными информагентствами. Одна из ключевых рекомендаций гласила: любой репортер с самого начала интервью обращает внимание на то, насколько точно вы «разметили» текст речи.

Маркировка – это выделение нескольких ключевых идей. Мой руководитель рассказывал клиентке, как здорово было видеть выражение лица репортера, когда она сказала: «Три самых важных момента для вас – это…» Отличный способ привлечь внимание людей – представить информацию в виде краткого списка.

Выводы:

• Обеспечьте логичность и простоту.Тогда и вам, и вашей аудитории будет легче оставаться на верном пути.

• Гарантируйте сбалансированность и порядок.Существует четкое представление о том, как долго им нужно слушать и как вы развиваете тему.

• Удерживайте внимание.Публика остается заинтересованной, потому что она следит за ходом разговора, словно по главам в книге.

[28]

«Это очень раздражает. Хочется сказать: “Ладно, понял, понял” и спросить: “Мы можем идти дальше?” или “Может, послушаем кого-нибудь другого?”» И когда вы пытаетесь задать вопросы или уточнить данные, люди начинают путаться и все равно не дают вам нужную информацию. «Мой самый ценный ресурс – это время, – говорит Ариенс. – Если вы этого не понимаете, я расстраиваюсь».

На протяжении нескольких лет Джим Меткалф, CEO компании USG Corporation, требует от подчиненных заранее указывать цель проведения каждого собрания. «Однажды я возвращался после трудового дня, заполненного бесконечными совещаниями, и сетовал: “Сегодня я ничего толком и не сделал. Я не совершил ничего полезного. Я присутствовал на множестве заседаний, но половину времени, проведенного там, сидел и спрашивал себя: “Зачем я здесь нужен?”»

Меткалф пришел к выводу, что подчиненные тратили его время впустую, желая не получить разрешение, а просто проинформировать его о ситуации. Хотя все вопросы можно было решить по телефону, они настаивали на личной беседе. «Ненавижу совещания. Я люблю деловые встречи, а не говорильню». Он предпочитает непродолжительную беседу. Краткий отчет и никаких собраний – лучший для него вариант. Он рассчитывает на четкое обозначение цели в самом начале встречи, чтобы понять, будет ли она информативной или потребуется принимать решение.

«Я приветствую информацию объемом в одну страницу. Я не всегда воспринимаю эту страницу, потому что людям сложно подготовить ее правильно, – говорит он. – Если же страниц больше, я быстро теряю интерес. Текст объемом в страницу помогает контролировать время и серьезнее изучить вопросы, на которые учредитель хочет обратить мое внимание». На каждом совещании Меткалф задает один и тот же вопрос: «Зачем я здесь нужен?»

«Я сторонник того, чтобы совещания начинались вовремя и не выходили за повестку дня. Мне кажется, любое собрание не должно длиться больше часа, – продолжает он. – Если кто-то опаздывает, я закрываю дверь, либо пришедшему позже не достается стул». При проведении кратких совещаний нужен сотрудник, координирующий очередность выступлений. Меткалф обычно вмешивается, если кто-то нарушает регламент. Как только он считает, что услышал достаточно информации, он говорит спасибо, встает и уходит. Никто не имеет права отнимать у него больше времени, чем нужно. Вам надо либо быть лаконичным, либо уйти.