Лина Риннэ: Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Вы можете использовать любой формат. Принцип здесь простой – заблаговременно собирать всю информацию, чтобы не биться над ее поиском впоследствии, когда кое-что уже подзабылось.

У этого приема множество вариаций:

• Если вы назначаете совещание команды и есть документ, с которым должны ознакомиться все, то не забудьте прикрепить его к уведомлению о совещании. Это позволит каждому получить к документу доступ и избавит вас от просьб предоставить его впоследствии.

• Если вы приглашены на совещание команды, а у вас есть документы, которые вы хотите взять с собой, но не демонстрировать остальным, то можно создать второе, параллельное событие, которое будет отображаться только в вашем календаре. Назовите его «Документы для совещания» и привяжите к нему нужные материалы. Таким образом, они будут под рукой, но доступными только вам.

• Возможно, на сервере находится совместно используемый финансовый отчет, который постоянно обновляется и который вам нужен еженедельно на совещаниях команды. Большинство программ позволяют создать ссылку на документ и вставить ее в повторяющееся событие так, что в нужный момент можно просто щелкнуть по ней и получить обновленную версию.

Число ссылок зависит только от вас. Главное – не увлекаться их количеством, т. е. не скатываться в квадрат 4, а проактивно выбирать то, что поможет вам в работе впоследствии.

Во многих современных приложениях для организации и связывания информации используются теги. Вы также можете применять теги для создания ссылок.

Допустим, в вашем устройстве есть приложение для создания заметок / управления документами с помощью тегов. Вы вполне можете создать набор тегов, относящихся к встречам по вопросам маркетинга. Любую заметку, которую вы хотите иметь в распоряжении на встрече по вопросам маркетинга, можно пометить тегом «Маркетинговая встреча». Неважно, к какой категории относятся конкретные документы, все, что нужно сделать, – ввести имя тега в программе, и они появятся на экране компьютера. В зависимости от характера приложения и ваших предпочтений также можно использовать хештег для напоминания о существовании тега в системе, например