Лина Риннэ - Пять правил выдающейся эффективности - Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

• Выделять письма таких людей, как руководитель, супруга, ключевые члены команды и т. д.

• Перемещать ключевые документы, отраслевые журналы и т. п. в специальные папки для последующего изучения.

• Перемещать несрочные письма от определенных групп людей (например, незнакомых) в специальную папку для последующего изучения.

• Пересылать определенные электронные письма, например отчеты, другим адресатам.

• Настроить функцию автоматического ответа определенным отправителям для уведомления их о том, что вас нет на месте, или о сроке вашего ответа.

• Помещать копии определенных писем в несколько папок.

Конечно, не следует забывать о корпоративном порядке обработки и удаления электронных писем. Однако, уделив некоторое время из квадрата 2 на выработку правил, вы впоследствии сэкономите тысячи часов. Скажем, вы получаете 100 электронных писем в день. Сколько среди них важных? Предположим, что:

• Три десятка (30 %) очень важны и требуют немедленного внимания.

• Четыре десятка (40 %) важны, но не требуют немедленных действий (отчеты, рассылки, сообщения о состоянии проекта и т. д.).

• Три десятка (30 %) – поглотители времени и не нужны вам (спам и прочие несущественные послания).

Предположим также, что на принятие решения о том, как поступить с каждым из писем, вам нужно в среднем 15 секунд. Это означает, что вы тратите 25 минут каждый день только на сортировку почты. В итоге за пятидневную рабочую неделю выходит более двух часов.

Но вернемся к реальности. Фактически, глядя на каждое письмо, вы загружаете мозг вопросами, читаете и перечитываете, а иногда отвечаете. Нередко вы переходите к следующему письму, отодвигая принятие решения и/или действия по предыдущему. В результате со временем ящик переполняется письмами, ожидающими решения или действия, и становится источником стресса.

Введение правил, позволяющих безжалостно отсекать 30 % писем, которые не имеют значения для вас, автоматически управлять 40 % важных, но не срочных писем и выделять 30 % действительно важных писем, дает возможность изменить работу с электронной почтой.

Прежде всего вы перестанете видеть значительную часть писем в результате их автоматического удаления или архивирования. Это позволит высвободить немалую долю тех двух часов в неделю, что раньше уходили на простую сортировку почты.

Вы также сможете быстро переключать внимание на сообщения, которые, скорее всего, важны, поскольку установленные правила помогут легко идентифицировать их.

Один из наших клиентов рассказал, что после применения базового приема 1 при работе с электронной почтой он отправился в отпуск на несколько дней и перестал заглядывать в ящик. Вернувшись на рабочее место, он сел за компьютер и, затаив дыхание, открыл почтовую программу и нажал на кнопку «Получить». То, что случилось потом, стало для него неожиданностью. В папке «Входящие» появились 300 писем, и тут же 80 из них исчезли благодаря установленным правилам. На разбор этих 80 сообщений могла бы уйти куча времени, но принятые ранее решения избавили его от лишней траты ментальной энергии. Так наш клиент получил возможность посвятить свое внимание тому, что было действительно важным.

Мы рекомендуем выделить для проверки электронной почты в течение дня блок времени, т. е. создать временную зону квадрата 2. Это позволяет проверять почту раз в пару часов, а не каждые две минуты. Исследования показывают, что с каждым отвлечением от работы нужно все больше и больше времени для включения в нее. Следуя нашей рекомендации, вы сможете сконцентрироваться на работе, а когда наступает естественный перерыв, проверять, не пришло ли что-либо важное, вместо того чтобы отвлекаться на каждое из трех десятков писем в процессе работы.

Не все могут создавать временные зоны для работы с электронной почтой. Некоторые считают, что «если я понадобился боссу, значит я ему действительно нужен». Большинство устройств и программ позволяют выделять сообщения тех, кому необходимо ответить. Как вы предпочитаете выделять письма босса, супруги или делового партнера – цветом, звуковым сигналом или большим ярлыком? Создайте такое правило и сможете полностью сконцентрироваться на текущей работе, не опасаясь, что пропустите сообщение от важного для вас человека.

Не гонитесь за количеством людей в списке приоритетов. Выберите двух-трех, которым действительно нужно отвечать без промедления. В противном случае вы получите хаос звонков и сигналов и снова будете отвлекаться и прерываться.