Лина Риннэ - Пять правил выдающейся эффективности - Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Подумайте, насколько полно вы используете возможности своей почтовой программы, чтобы побеждать без битвы. Можете оказаться, что:

• У вас нет никаких правил, и вы даже не знали, что их можно установить.

• Вы установили несколько правил и больше их не обновляли.

• Вы установили несколько правил, но понимаете, что можно автоматизировать обработку значительно большего количества писем.

• У вас много правил и вы активно их обновляете, экономя массу времени, внимания и энергии. Вы прямо-таки почтовый ниндзя.

Такой подход не требует значительных усилий. Потратив всего полчаса из времени, отведенного для квадрата 2, вы можете создать набор необходимых правил. Они окупят себя за день-другой, а дальше вы будете получать чистую экономию времени, внимания и энергии.

После создания системы правил или фильтров поддерживайте ее в актуальном состоянии. Не прекращайте сортировать новые сообщения по квадратам. Ищите шаблоны для автоматизации и возможности для расстановки приоритетов. Обнаружив их, не жалейте минуту-другую на создание правила, позвольте программе выполнять сортировку автоматически.

Если ваш почтовый ящик находится в полном беспорядке и переполнен сотнями (а то и тысячами!) электронных писем, и вы не знаете с чего начать, прочитайте раздел «Как очистить почтовый ящик: помощь в серьезных случаях» настоящей главы.

Как уже говорилось, мы сконцентрировались на электронной почте, поскольку эта проблема касается всех, кто работает в организациях. Однако принцип «побеждать без битвы» можно применять не только к электронной почте.

• Вы можете использовать функции своего телефона, чтобы присвоить один рингтон нескольким важнейшим для вас контактам и другой – всем остальным. Это позволит дифференцировать СМС-сообщения и звонки и отвечать на них соответствующим образом. Кроме того, можно сделать так, чтобы звонки с определенных номеров сразу перенаправлялись на голосовую почту. Вы сами решаете, чьи звонки и в каких случаях могут отрывать вас от работы. Это позволяет сохранять концентрацию и не отвлекаться от текущей важной задачи.

• Если у вас есть, кому переадресовывать задачи, то это можно считать еще одной формой автоматизации. Разве вы принимаете решения по мелочам, если это может сделать кто-то из вашей команды и освободить вас для более важных вопросов? Потратив какое-то время на обучение этого человека работе с вопросами, которые иначе свалятся на вас, вы сможете автоматически удалять их из своего почтового ящика и, кроме того, будете способствовать профессиональному росту коллег.

• Если у вас есть помощник, то такой подход также может оказаться полезным. Чем больше вы будете доверять ему в профессиональном плане, тем меньше вам придется заниматься этими вопросами, как минимум он может структурировать и организовать их. При передаче полномочий автоматически появляется человек, отвечающий за определенные вопросы, которые иначе отнимали бы ваше время и внимание.

Мы завершим разговор о базовом приеме 1 известным японским преданием.

Однажды юный самурай оказался на пароме вместе с легендарным мастером фехтования, известным по всей стране. Юноше не терпелось показать себя, и ему хотелось сразиться с мастером. Он самоуверенно вызвал его на поединок со словами: «Пусть один из нас умрет!»

Мастер не ответил. Его столько раз вызывали на бой, что он устал от бессмысленных схваток.

Молчание оскорбило юного самурая, и он закричал: «Выходи и сразись со мной, посмотрим, кто из нас умрет!»

Наконец, после многократных попыток юного самурая вызвать мастера на дуэль, тот поднялся и сказал: «Я принимаю твой вызов. Но на пароме люди, которые могут пострадать. Давай высадимся на этом острове, там нам никто не помешает». Юный самурай согласился.

Когда паром подошел к острову, мастер любезно позволил юному самураю первым сойти на землю, а потом быстро оттолкнул судно от берега, оставив униженного юного самурая в одиночестве.

Во многие повседневные сражения, мешающие нам попасть в квадрат 2, не нужно ввязываться вообще. Мудрый подход позволяет победить без битвы, оставить множество дел на острове и заняться более важными вещами. Понять, от каких сражений можно уклониться, и потом создать автоматическую систему, помогающую не отвлекаться от важного, – вот в чем суть базового приема 1.

По словам классика военной стратегии Сунь-цзы, «высшее мастерство – это победа над противником без битвы» {33}.