Шерил Эберли - 365 правил этикета, которые полезно знать каждому ребенку

Не стоит сразу приступать к теме, сначала надо поприветствовать адресата. Для старших родственников, учителей, знакомых и для (будущих) профессиональных контактов более формальным приветствием является «Дорогой Иван Сергеевич!» или «Здравствуйте, уважаемая Анна Михайловна». Для членов семьи и близких друзей подойдет и повседневное обращение, например: «Привет, тетя Нина!» или «Привет, Макс». Следует помнить о том, кто будет читать письмо, и обращаться к человеку так, как и при личной встрече.

Затем можно задать вопрос или написать располагающий комментарий. Простое «Как поживаете?» или «Я надеюсь, что у вас все в порядке и вы наслаждаетесь летними каникулами» прозвучит очень мило.

При написании первого письма необходимо сразу представиться, чтобы адресату не пришлось до конца письма гадать, от кого оно.

Прежде чем ребенок возьмется за клавиатуру, чтобы написать основную часть письма, ему необходимо собраться с мыслями. Посоветуйте ему продумать свое сообщение, как если бы это было школьное сочинение: вступление, главная часть и заключение. Не стоит забывать про переходы между частями. Длинные электронные письма, в которых автор перескакивает с одной темы на другую, потом снова возвращается к первой теме, не только раздражают получателя, но им не удастся завладеть его вниманием. На такие письма сложно отвечать.

Если у ребенка есть вопросы, на которые он хотел бы получить ответы от адресата, или ему хочется, чтобы тот человек предпринял какие-то действия, следует быть точным. Письмо должно быть прямым и вежливым. Получателю нужно понять, о чем его спрашивают, но у него не должно создаться впечатление, что от него требуют ответа. Если вопросов несколько, их можно пронумеровать, тогда больше вероятность, что будут получены все ответы.

Если надо обсудить несколько тем, стоит расположить их в соответствии с приоритетами и начать с самых важных.

Можно расположить разные мысли в отдельных абзацах, оставив пробел между ними, чтобы воспринимать письмо было удобнее. Читать письмо с экрана и без того не слишком комфортно, поэтому не стоит нанизывать фразы одну за другой, чтобы все письмо превратилось в один сплошной текст. Получатель будет благодарен за удобный внешний вид письма, ему наверняка захочется уделить этому посланию больше времени.

Необходимо предоставить адресату достаточно времени для ответа. Электронное письмо, требующее ответа в течение следующих десяти минут – или не требующее его в течение десяти следующих месяцев, – не сработает.

Самое лучшее электронное письмо – то, в котором всего одна тема или которое требует одного действия.

Правильное электронное письмо заканчивается должным образом. Не стоит обрывать письмо сразу, как только была высказана точка зрения отправителя. Необходимо попрощаться с адресатом и написать свое имя (следует писать имя и фамилию, если автор письма не слишком хорошо знаком с получателем).

Как и приветствие, заключительная часть зависит от того, официальные или неофициальные отношения связывают отправителя с адресатом. «Искренне ваш», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» – это формулировки для заключительной части официального письма. «До скорой встречи» и «Всего наилучшего» – эти фразы подойдут для неофициального письма. Такие подписи, как «С любовью» и «Твой (твоя)…», уместны только в письмах к членам семьи, очень близким друзьям и любимым, которые достойны такого отношения.

Пусть заключительная часть письма станет своего рода вишенкой на торте: она должна быть приятной и запоминающейся. Слишком бурные проявления чувств могут показаться неискренними. Если письмо закончить сухо, оно может звучать резко. Следует найти золотую середину, которая подойдет к тону всего электронного письма.

Приложения к электронному письму способны создать проблемы. Они могут замедлить работу системы электронной почты получателя и даже передать вирусы. Более того, не все файлы-приложения одинаково выглядят на компьютере отправителя и получателя. Возможно, у адресата нет программы, позволяющей читать присланные файлы. Приложения стоит посылать только в случае крайней необходимости.

Если ваше приложение – это текстовый документ или PDF, стоит подумать о том, чтобы изложить содержание приложения в самом письме, чтобы не тратить время адресата на его загрузку и занимать память чужого компьютера. Если необходимо отправить приложение, и файл особенно велик, следует использовать компьютерную программу для сжатия файла.