Максим Ильяхов - Текст по полочкам. Краткое пособие по деловой переписке

Нет:какое-то длинное официальное письмо. Непонятно о чем. Нужно разбираться. Пожалуй, не сейчас.

Да:О, это же то самое письмо, которое я так ждал!

Нет:длинный пост в соцсети, по которому невозможно понять, о чем он и к чему ведет.

Да:такой же длинный пост, но теперь заголовок помогает мне решить, интересно мне это или нет.

В рабочих письмахроль заголовка играет тема. Хорошая тема письма состоит из трех частей:

1. О чем это письмо? Какого проекта касается?

2. Что от меня требуется? И требуется ли?

3. К какому сроку, если таковой есть?

По этой теме получателю будет легко самостоятельно решить, когда открывать ваше письмо и насколько оно срочное. Если письмо просто «для информации», он тоже это быстро поймет и не будет раздражаться из-за ненужной корреспонденции. Примеры неплохих тем:

Альтаир: составить КП до пн., 15 ноября

До пятницы, 12 ноября: выгрузить базу клиентов (Омегатех)

Клеймор: отчет по продажам, III кв. 2021

Рассадка гостей на презентации 21 апр.

ДО КОНЦА ДНЯ согласовать рассадку на 21 апр.

А вот неудачные темы:

Без темы – Заставляет открыть, мерзавец!

КП

– Что КП? О каком проекте идет речь?

СРОЧНО составить КП

– В какой срок? По какому проекту?

Задача по проекту

– По какому? Какая? Как мне это понять?

Отчет

– О чем? Как мне потом искать этот отчет в почте?

Презентация рассадка ВАЖНО

– Мне нужно тут что-то делать?

Основная ошибка в составлении темы такая: автор письма думает, что его получатель в любом случае откроет письмо. Поэтому не так важно, что написано в теме. «Ну подумаешь, неинформативная тема! Всё равно получатель обязан мне ответить. Вот пусть отвечает».

А в реальности так: человек открыл письмо и понял, что не может сию секунду ответить – например, он занят. Тогда он откладывает письмо и забывает, пока не вспомнит сам или мы ему не напомним.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.