Smart Reading - Ключевые идеи книги - Новые правила деловой переписки. Максим Ильяхов, Людмила Сарычева

www.smartreading.ru

Книга Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой – о любви ☺. О той любви, которую вызывают люди, избегающие использовать в переписке фразы «Уважаемые коллеги!» и «С уважением к вам и вашему бизнесу».

Большинство из нас постоянно пишет письма по электронной почте, рабочие сообщения в мессенджерах, коммерческие предложения, тексты рассылок, отклики на объявления и вакансии. Чаще всего мы используем в переписке шаблоны и штампы, пишем нарочито вежливо и уважительно, хотя на самом деле в наших письмах совсем нет уважения к собеседнику. Мы бываем небрежны, забыв прикрепить файл или отправив человека читать восемь экранов переписки. Мы можем написать злое и саркастичное письмо или дать понять адресату, что он глубоко неправ и мы его презираем. Мы не уважаем время людей, вмешиваемся в их дела со своими «ВАЖНО!!! СРОЧНО!!!», пишем письма всем сразу и никому в отдельности, добавляем в копию всех подряд и не находим нужным объяснить незнакомым людям, кто мы такие. Мы делаем это не потому, что мы злые и нехорошие, просто мы так привыкли. И вредит это в первую очередь нам самим.

На письма, написанные «в лучших традициях» сегодняшней деловой переписки, отвечать не хочется, но надо. Максим Ильяхов и Людмила Сарычева предлагают другой формат – проявить уважение и заботу о собеседнике. Может быть, это займет чуть больше времени, но и результат будет несоизмеримо лучше.

Прочитайте саммари, чтобы, как пишут Ильяхов и Сарычева, «люди полюбили не столько ваши письма, сколько лично вас».

Объяснить, кто мы такие.Если мы пишем письмо человеку впервые, нужно не только назвать свое имя и компанию, но и объяснить, чем мы занимаемся и как это все связано с получателем. Желательно, чтобы наше имя в заголовке письма совпадало с тем, которым мы представляемся. В подписи обычно достаточно имени, но, если важна точная должность, укажите ее тоже. Мобильный телефон можно добавить, если вы готовы к тому, что с вами время от времени будут связываться напрямую.

Если мы пишем письмо иностранцу, свое имя лучше указывать на языке получателя – так мы поможем ему прочитать наше имя правильно.

Уважать имя человека.Обращаться к собеседнику нужно так, как он представился. Начинать называть Василия Васей можно после того, как он сам себя так назовет в переписке.

Если человек сразу представляется уменьшительной формой имени, например Зиной, а не Зинаидой, значит, для него важно, чтобы его называли именно так.

Быть внимательным.Проще перечитать дважды имя адресата (Иван Ильин) и не обозвать его случайно Ильей, чем потом исправлять отношение Ивана к нам.

Обойтись без слова «коллеги».Оно давно всем набило оскомину и даже приобрело пренебрежительный оттенок. Особенно раздражает приветствие «Уважаемые коллеги!», которое сразу дает понять, что никакого уважения не предполагается, а письмо адресуется всем сразу и никому в отдельности. Таким образом мы перекладываем на людей ответственность и заставляем их тратить время на то, чтобы вычленить, что здесь имеет отношение именно к ним. Проявите заботу и обратитесь к каждому лично с адресованной ему информацией.

Если в переписке слишком много народу, чтобы обращаться к каждому по имени, нужно перестать писать письма и устроить очную встречу.

Познакомить людей.Если вы добавляете в переписку нового собеседника, нужно ввести всех в курс дела заранее – пояснить, кого вы хотите добавить и зачем, и предупредить нового участника о том, что вы его подключаете к беседе. Если функционал каждого участника переписки не всем очевиден, стоит представить людей друг другу и коротко пояснить, за что они отвечают.

Вынести в тему суть письма.Писать письма без темы – очень плохо. Такое письмо невозможно идентифицировать в потоке. Идеально обозначенная тема письма – это когда спустя полгода любой участник переписки сможет без труда его отыскать. Поэтому лучше избегать абстракций и указывать название проектов, стадии работы.

Хорошая тема письма может выглядеть так: [Внутренняя] Смета по проекту «Мир Ковров».

Одно письмо – один вопрос.Отвечать на письма, в которых содержится несколько вопросов по разным задачам, неудобно. Вернуться к каждому такому вопросу, найти его в переписке еще труднее.