Джин Желязны: Говори на языке диаграмм: пособие по визуальным коммуникациям

Я первым признаю, что иногда простого текстового слайда достаточно для того, чтобы передать сообщение. С другой стороны, проявив изобретательность, вы сможете подать нужное сообщение в более интересной форме, что способствует лучшему его пониманию. Именно в этом и заключается суть данного решения.

Например, на верхнем рисунке дан список рекомендуемых шагов для планирования бизнес-презентации. Но так как в данном случае не существует фиксированного порядка этих шагов и все они независимы, я бы предложил изображение пазла: мне кажется, оно поможет лучше запомнить эти шаги.

Более того, этот пазл можно использовать как оглавление или «страницу-указатель», чтобы провести аудиторию по разделам вашего повествования. Добавляйте элементы пазла по мере того, как вы переходите от одного шага к другому. А в конце покажите пазл целиком, и тем самым вы подведете итог главным пунктам рассказа.

О приведенной таблице можно сказать, что ее данные в таком виде просто нечитаемы. Ее нужно трансформировать во что-то более компактное. Как же это сделать?

Первое, что приходит на ум, – удалить столбцы без данных (где одни прочерки); но, поверьте, это не очень поможет. Иногда предлагают сделать из таблицы диаграмму. Однако диаграммы занимают больше места, чем табличные данные, и такое решение тоже не подходит. Можно еще расположить таблицу в два этажа или даже поместить ее на нескольких страницах-слайдах.

Но в данном случае решение настолько элементарное, что часто не приходит в голову: просто поменять оси местами. Я сделал это, используя самый крупный из возможных для наполнения слайда шрифтов, и данные явно читаются во много раз лучше.

Иногда разделение одной слишком подробной диаграммы на несколько слайдов не решает проблему. В этом случае можно попробовать сократить детализацию, выделив самый важный компонент сообщения.

В данном случае сообщение таково: «ЗаводTuckahoeуспешно поддерживает низкий уровень переменных издержек по трем из четырех видов продукции. Этот завод является вторым по низкозатратности производстваHFCS-42 иHFCS-55, хотя по объему их производства он стоит на четвертом месте. Но в производстве кукурузного сиропа заводTuckahoeзанимает седьмое место по издержкам, и они значительно больше, чем у завода с самым низким показателем; это указывает на необходимость искать возможности снижения издержек».

Казалось бы, самое очевидное решение – использовать отдельный слайд для каждого продукта. Но все равно в каждом случае пришлось бы показывать по 13 линеек, и названия заводов не читались бы. Кроме того, аудитории труднее сравнивать эти четыре продукта, когда данные размещены на отдельных страницах-слайдах.

В этом случае важно показать суть сообщения, а не сбить с толку. Главные элементы сообщения таковы: показатель затрат на каждый продукт и место завода Tuckahoe по сравнению с остальными. Мы используем диапазонную линейчатую диаграмму, чтобы показать разницу в общих переменных издержках между заводами, у которых в производстве этих четырех продуктов данный показатель лучше и хуже всего. Здесь диапазоны имеют одинаковую длину, что создает диаграмму с указателем; то есть разрыв составляет 100 вне зависимости от разницы в издержках. Мы показываем место Tuckahoe относительно заводов с лучшим и худшим показателем, а остальные опускаем. В итоге нужное сообщение передается с помощью одной четкой и удобочитаемой диаграммы. Если же вы считаете, что нужно дать подробные данные, включите первоначальную диаграмму в раздаточный материал, который должен остаться у слушателей.