Елена Васильева - 50 секретов проверяющего налоги. Как обезопасить себя, свой бизнес и получить миллион из бюджета

Проявление отрицательных качеств бухгалтера часто встречается на практике. Для того, чтобы меньше с этим сталкиваться, мы разработали внутри предприятия такую систему, при которой нахождение бухгалтера в течение дня не обязательно на рабочем месте. Это снижает количество сплетен, нерабочих разговоров, дает свободу сотруднику быть больше дома с семьей или в поездке.

У нас применяются облачные системы, в которых находятся инструкции и рабочие документы. Мы разработали видеоуроки, из которых можно понять, где что находится в облаке, и сориентироваться. Также мы используем CRM-систему. Она помогает планировать работу, ставить напоминалки в календарь, объединяет коллег. Мы находимся в чате для общения друг с другом и для пересылки документов. Я рекомендую вам использовать такую систему. Она позволит не быть привязаной территориально к офису каждую минуту, более объективно оценивать деловые качества бухгалтера и его организаторские способности. Если, конечно, в ваших требованиях нет такого, чтобы бухгалтер приносил вам пиво или чай в офисе.

Поэтому для тех, кто живет в современном мире, кто следует современным тенденциям, мы рекомендуем рассматривать один из вариантов – работу с аутсорсинговыми компаниями. Это даст возможность не только дистанционно работать, но и контролировать работу бухгалтера, переложить ответственность на аутсорсинговую компанию. Начинающему предпринимателю важно заняться продажами и развитием бизнеса, а не контролем за своим главбухом. В первые годы не стоит забивать голову дополнительными знаниями по правильному ведению бухучета.

Я считаю, что идеальный портрет главного бухгалтера – недорогой, квалифицированный, с организаторскими способностями и некапризный – это аутсорсинговая компания.

Но также есть примеры, когда предпринимателю везло, и он находил хорошего главного бухгалтера с высокими профессиональными качествами. Для этого переложите свои желания на бумагу.

Предпринимателю с самого начала важно организовать работу бухгалтерии. Бывает, предприниматель на упрощенке вспоминает о бухучете через год после того, как он начал свою предпринимательскую деятельность. То есть когда нужно сдавать отчет по упрощенке.

Какие последствия такого подхода?

1. Штрафы за несданные ежеквартальные отчеты для ООО. Это отчеты в ПФ и ФСС РФ. Если вы занимаетесь розницей, то вы пропустите регистрацию компании в качестве плательщика торгового сбора, что повлечет за собой уплату штрафа.

2. Далее, за период вашей «забывчивости» набегут пени за несвоевременную уплату авансового взноса по упрощенке. Как это происходит? К марту следующего за отчетным периодом года бухгалтер рассчитает налог по упрощенке. И за тот период, когда бизнесмен не вел бухгалтерию, у него появится доход, с которого нужно было заплатить авансовый платеж по упрощенке. Налоговики в любом случае начислят пени за просрочку уплаты этого взноса. Если бизнесмен вспомнит про бухгалтерию еще позже, уже после сдачи отчетности, ему придется заплатить ещё и штрафы за несвоевременную сдачу отчетности.

Что самое важное при организации работы бухгалтерии?

Самое важное – описание процесса документооборота в компании, распределение ответственности внутри компании и контроль за этим.

Напишите, как все будет организовано, кто кому будет передавать документы, материальные ценности, кто что будет подписывать и в какой момент, кто за что отвечает.

Пример заполненного бланка документооборота:

Возможно, ваши менеджеры будут выписывать накладные или акты в офисе и постоянный бухгалтер в штате для выписки документов будет не нужен. Есть предприниматели, которые считают, что накладные должен выписать именно бухгалтер. Лично я рекомендую, чтобы бухгалтер не находился у предпринимателя целый день, так как это неоправданно дорого.

Для оформления первичных документов (далее – первички) можно назначить и менее квалифицированного сотрудника. Это может быть молодая девушка – студентка института. Или работник пенсионного возраста, который имеет огромный опыт, хочет и готов работать, ответственный и благодарный вам за все.

Сотрудник будет выписывать первичку под чутким руководством главбуха, пока не научится это делать достаточно квалифицированно. Главный бухгалтер может приходить в офис еженедельно или ежемесячно для того, чтобы собрать все документы, проверить правильность их оформления и дать обратную связь и свои рекомендации по ведению бухучета.