Ольга Курныкина: Система контроля и её аудит в организации

7. отсутствие своевременного и надлежащего документирования операций;

8. неиспользование права на очередной отпуск сотрудниками, исполняющими основные контрольные функции.

Наиболее сложной проблемой системного встроенного контролирования является выбор области контроля или контрольных точек т. е. определить что и в каком объеме контролировать, и одними из главных направляющих критериев являются цели контролирования и экономическая эффективность осуществления контроля (т. е. соотношение затрат на проведение контроля и потенциальных потерь). Однако проблему экономической эффективности применения методов и средств контроля несмотря на всю ее очевидную необходимость разрешить нелегко, так как не всегда имеются условия для расчета соотношения таких затрат так как превентивность контроля снижает вероятность реальности таких расчетов. Кроме того, поддержание эффективности контролирования требует постоянного внимания к изменяющимся обстоятельствам и меняющейся операционной среде, включая рост использования информационной технологии, которая может сделать устаревшими и бесполезными существующие формы контроля и потребовать разработки и внедрения новых методов и средств.

Поэтому на первый план выходит проблема подбора средств и методов контроля адекватных целям, функциям контроля по отношению к объекту контроля, т. е. применение механизма контролирования.

Объект выходит из под контроля при возникновении таких отклонений, в отношении которых нет методов воздействия на для их устранения или изменения .

Для того, чтобы осуществить эффективный подбор и встраивание средств и методов контроля в технологический бизнес-процесс необходимо обладать достаточно широким набором различных средств и методов контроля, пригодных для применения в определенной контрольной ситуации и четко представлять их назначение с точки зрения выполняемых функций в контроле и потенциального результата. При организации встроенного контролирования важно учесть, что превентивные средства позволяют эффективно предотвратить или уменьшить риск ошибки или злоупотребления, защитить от негативных явлений, прогнозировать возможные риски, распознавать и предотвращать явления негативные как по форме, так и по содержанию. Эти методы так же применимы при оценке окружающей среды и провоцируемых ею рисков, в том числе на раннем этапе их возникновения. Особенность превентивных методов состоит в том, что они могут использоваться как инструмент самоконтроля. Так четко определенные планы, нормативы и другие требования, доведенные до оперативных исполнителей, позволяют им выявлять отклонения уже в процессе исполнения и быстрее реагировать на выявленные отклонения. Вместе с тем применение этих методов связано с необходимо постоянно определить и обновлять стандарты для сравнения (планы, нормы, коэффициенты, требования и т. д.), что является достаточно трудоемким процессом.

Однако, нельзя недооценивать средства и методы контроля предполагающие использование контролирующего работника и взаимного контроля, при котором снижаются риск невнимательности, некомпетентности, а так же намеренных злоупотреблений.

Использование средств обнаружения осуществлять контролирование бизнес-процессов и операций во время или после их проведения и оценивать выполнение задач соответствующего процесса, включая выявление ошибок или злоупотреблений. Средства обнаружения могут применяться к группе операций.

Сочетание применения различных методов позволяет создать среду контролирования, исключающую или значительно снижающую вероятность и условия для негативных событии. Разделение контроля на упреждающий (превентивный) и выявляющий является достаточно условным, т. к. создание среды контролирования, в которой негативные моменты будут выявлены, само по себе уже является существенным фактором предупреждения нарушений.

Формы, методы, техника и процедуры проведения контроля должны непрерывно развиваться и совершенствоваться с тем, чтобы постоянно и полно соответствовать изменяющимся хозяйственным условиям, минимизировать ошибки в деятельности, быть экономичными.

Основная часть контрольных функций выполняется, как неотъемлемый элемент управленческих или технологических процессов различными субъектами, в процессе их текущей функциональной деятельности, или специалистами контролерами. Аудит, как оценивающий контроль, определяется органом управления организации, его целью является удовлетворение потребностей собственников и менеджеров в части предоставления контрольной информации по интересующим их вопросам. При этом авторская позиция состоит в том, что внутренний аудит, как оценивающий контроль, должен быть направлен не на выявление ошибок в деятельности, а на оценку возможностей системы контроля препятствовать возникновению нарушений, рисков и способствовать достижению целей деятельности, при обеспечении экономичности контроля, иначе контроль всегда будет формальным.