Кэролайн Арнольд - Микрорешения. Проверенный путь к достижению больших целей

Любой организационный навык позволяет сэкономить время, избежать паники и сохранить активную инициативу для решения проблем, творческого подхода и принятия решений.

График Синди состоял из беспрерывных встреч. Задачи, которые требовали внимания между ними (электронные письма, телефонные звонки, обсуждение вопросов с коллегами), зачастую становились причиной опозданий – во второй половине дня Синди могла прийти на встречу на десять-пятнадцать минут позже. Дела, которые невозможно было втиснуть в плотный график, переносились на вечер.

Синди приняла микрорешение сокращать все часовые встречи под своим руководством до пятидесяти минут, а получасовые – до двадцати пяти . Сэкономленное время позволило ей и другим участникам совещаний заняться телефонными звонками и электронной перепиской, а также обсудить неотложные темы, которые не могут ждать до конца дня. Поскольку Синди руководила почти половиной собраний, на которых присутствовала, то в результате у нее высвободилось сорок минут в день, которые раньше никак невозможно было выкроить.

Новый распорядок позволил Синди справляться с основной массой задач в течение рабочего дня, решать проблемы или исключать их из поля зрения до того, как они станут неотложными, и, таким образом, нагрузка на вечер ослабела. Кроме того, чуть укороченные совещания стали продуктивнее и содержательнее. Если вы считаете, что к привычкам это не имеет отношения, подумайте еще раз: именно привычкой становятся часовые обсуждения той или иной темы, и автопилот действует здесь так же, как и в случае, когда вы вылизываете тарелку, потому что так заведено. Укоротить совещания до пятидесяти минут – все равно что освоить новое правило математики, успевая подумать и все сделать не за час, а на десять минут быстрее.

Пока я не приняла решение готовиться сразу и целенаправленно , я обычно опаздывала на занятия по пилатесу минут на восемь. Когда я стала приходить вовремя, занятия показались мне очень-очень длинными. Я то и дело смотрела на часы, но все равно до окончания оставалось десять минут. Мои хронические опоздания так настроили сознание, что час занятий для меня превратился в пятьдесят минут, то есть стал примерно на 18 % меньше положенного. Только спустя несколько недель мой мозг перенастроился на шестьдесят минут «рабочего часа». Сознание отражает привычки и меняется вместе с ними.

У Дерека была напряженная работа, помимо нее он ухаживал за престарелыми и помогал семейному бизнесу. Его рабочий день зачастую затягивался до позднего вечера, когда Дерек занимался решением непосредственно профессиональных задач или вопросами домашнего предприятия, которые никак нельзя было решить днем. Он с осознанием долга составлял распорядок дня, включающий и дневную работу, и семейную ферму. Список дел состоял как из самых заурядных, так и срочных, начиная от написания отчета и заканчивая уборкой конюшни. Несмотря на дотошное планирование всех задач, Дерек зачастую терялся и не всегда мог решить, какой проблеме уделить больше внимания.

Он решил выделить одну страницу в органайзере для главных задач, ограничив их количество . Каждое утро на работе Дерек выбирал три дела из ежедневного списка, но потом понял, что в офисе его все время что-то отвлекает и у него нет времени составить перечень. Он изменил решение: последней задачей рабочего дня стало определение трех завтрашних приоритетов .

В конце дня разобраться с первоочередными делами на следующий день оказалось гораздо проще. В более спокойной обстановке, чем утром, он лучше оценивал важность задач. Составляя список приоритетов перед тем, как отправиться домой, Дерек ясно представлял себе, как сложится завтрашний день. Он лучше спал, вставал полный сил и настраивался на результативность выполнения трех главных задач.

Мне бы хотелось дополнить данную главу примером микрорешения, сформулированного моей тринадцатилетней дочерью Хелен. Она делает домашние задания на ноутбуке, принтер расположен комнатой ниже, поэтому Хелен распечатывала все тексты скопом, после того как заканчивала с уроками, сразу перед сном. Порой она забывала отправить домашнее задание на печать и вспоминала об этом только утром, опаздывая в школу. Иногда какая-то мелочь вроде замятой принтером страницы или закончившейся краски в картридже обходились ей в полчаса сна.