Кэролайн Арнольд - Микрорешения. Проверенный путь к достижению больших целей

Зак принял микрорешение добавлять каждый новый номер телефона в список сразу же, без всяких промедлений . Не разделяя контакты на нужные и ненужные, он включал их все скопом после разговора или получения голосового сообщения. Хотя Зак частенько спешил и ему хотелось записать номер позже, жесткая установка не позволяла обмануть самого себя. Он стал очень быстро добавлять номера в список, обходясь всего лишь одним именем для распознавания, и весь процесс занимал менее тридцати секунд.

Смена привычки сразу же повысила производительность Зака. Теперь не надо было прокручивать весь список и гадать, стоматолог звонил в 11:00 или в 11:15. Не было нужды прослушивать массу голосовых сообщений, чтобы найти номер, когда дорога каждая секунда. Больше не было и пропущенных сообщений из-за нехватки памяти в мобильном. Даже внесение в список телефонов ненужных организаций оказалось полезным, потому что Зак мог в будущем игнорировать их звонки.

У Элен была секретарь, которая занималась ее бумагами и файлами, поэтому на рабочем месте царил порядок, но дома письменный стол был завален бумагами. Там лежали нераспечатанные письма, каталоги, журналы, рецепты, счета, списки для чтения, важные документы и многое другое, что требовало внимания. Элен полагалась на память, когда ей нужен был какой-то документ, с которым надо было разобраться.

Взглянув как-то на стол, она поняла, что в основном он завален ненужными письмами, каталогами и журналами. Тогда Элен решила сортировать почту, прежде чем приносить ее домой . Вместо того чтобы забирать все из почтового ящика, она стала выбрасывать в корзину для мусора все ненужное сразу, тем самым сократив кипу на столе на две трети или даже больше. Она начала класть журналы на столик в гостиной, а на письменный стол теперь попадали только конверты.

Кипа бумаг уменьшилась, но то, что требовало внимания, лежало там неделями, пока не обретало статус неотложного дела. Второе микрорешение Элен сводилось к тому, чтобы разбирать стол в первый и третий понедельник месяца . Этот день подходил для сортировки счетов, потому что ее бойфренд по вечерам ходил на занятия, и Элен была предоставлена самой себе. Сортировка бумаг каждые две недели не позволяла расти стопке на столе и устраняла повод для опасений, что что-то позабыто.

Через несколько месяцев Элен приняла третье микрорешение открывать все конверты, прежде чем складывать их в корзину для почты . Она обнаружила пару писем, которые выглядели как стандартные счета, а на самом деле оказались сообщениями, требующими неотложного ответа. Новое правило отнимало всего несколько минут в день, но позволяло своевременно разбираться с вопросами, которые не терпели отлагательства.

Три микрорешения Элен показывают, как со временем развиваются организационные навыки и как нужно практиковаться, чтобы они стали привычными. Когда одна система заработает в полную силу, остальные затем дополняют ее, повышая нашу эффективность.

Кэтрин, старший юрист в федеральном агентстве, отвечала за самые важные дела, связанные с правительством. У нее под рукой всегда был список приоритетов, в том числе телефонных звонков, которые надлежало сделать. Среди таких звонков был хотя бы один, которого она боялась, потому что ожидала несогласия, конфронтации или давления. «Страшные» звонки не всегда были безотлагательными, поэтому Кэтрин регулярно откладывала их на потом. Однако она заметила, что если подобный звонок есть в распорядке дня, то он заслоняет все остальные дела, лишает ее энергии и продуктивности, а значит, это самый важный звонок из тех, которые надлежит сделать.

Кэтрин решила всегда в первую очередь заниматься именно неприятными разговорами по телефону . Неважно, кому еще надо было звонить, но первым делом она набирала тот номер, который ее страшил: «Я стала эффективнее работать и чувствую себя гораздо лучше с тех пор, как приняла решение. Когда я расправляюсь с неприятными звонками, а теперь я делаю это сразу, не оставляя на потом, независимо от ситуации, то ощущаю огромный прилив сил, которые держат меня весь день».

Подход Кэтрин служит прекрасным примером микрорешения, сфокусированного на приоритетах. Часто мы относим к первостепенным задачам важные вопросы, максимально влияющие на исход дела. Однако есть и другие критерии измерения приоритетности, например, неприятные звонки, и здесь надо определить, как может сказаться ваше решение на других. Когда вы медлите с передачей проекта кому-то или не можете его распределить между несколькими исполнителями, вы заставляете всех опаздывать еще до старта. Возьмите за правило относиться к распределению задач как первейшему приоритету, и тогда вы избежите извинений по телефону, а коллеги перестанут считать вас некомпетентным. Для некоторых рутинная административная работа такая мука, что ее постоянно отодвигают, пока она не превратится в неотложную. Если вы регулярно опаздываете с простыми задачами, дайте себе установку выполнять их сразу же, как они к вам поступают . Тем самым вы укрепите свою профессиональную репутацию и повысите производительность. Каждое решение требует непрерывной практики: нельзя следовать ему время от времени, необходимо тренироваться в его выполнении, пока не сформируется привычка.