Кэролайн Арнольд - Микрорешения. Проверенный путь к достижению больших целей

Можно создать умнейшую файловую систему, но если вы не поддерживаете ее изо дня в день, она пропадет втуне. Организованность, как и аккуратность, – это систематичность, которая полностью зависит от автопилота. Из-за ежегодных обещаний самому себе дисциплинироваться (это всегда есть в списке новогодних планов) ежедневники и блокноты направляются в мусорное ведро, поскольку на передний план выходит уверенность в спасительной силе многокамерной настольной картотеки. Нет ничего криминального в пирамиде папок и файловых контейнеров, но только при условии, что у вас выработана привычка размещать документы в правильных ячейках.

От природы структурное и дисциплинированное мышление – это дар, как и способность действовать в условиях хаоса. Но даже если вы способны фиксировать, просеивать и классифицировать детали, пока над головой летают пули, все равно более организованный подход сэкономит ваше время, творческую энергию, самоконтроль и избавит от стресса. Лихорадочно разыскивая нужные вещи, готовясь в спешке к совещанию, о котором только что вспомнили, или пятнадцать минут проискав записи с заседания, а может быть, десять минут потратив на поиск в стопке писем отчета, который попадался на глаза две-три недели назад, вы теряете ценный ресурс под названием деятельная инициатива, который относится к тому же источнику, что и самоконтроль и принятие решений. Потратив время на поиск документа на своем столе, потом переключившись на электронный календарь, надеясь найти его во вложении к приглашению на встречу, и наконец обратившись к коллеге за копией, вы лишитесь активной инициативы еще до того, как документ попадет вам в руки. Напротив, выполнив на автопилоте незначительные ожидаемые задачи, вы сохраните мышление в тонусе ради наиболее сложной работы. Зачем растрачивать интеллект и силы на рутинные дела?

Метод микрорешений сам по себе является организующим инструментом, с помощью которого вы меняете свое поведение и достигаете результата. Сосредоточившись на одном-единственном изменении привычного уклада, вы сэкономите время и станете эффективнее. Изменение не должно быть всеохватывающим и сложным, это всего лишь шаг, который превратит требующую психологических усилий деятельность в автоматическую. Определите конкретный элемент, нуждающийся в исправлении, и сделайте его объектом микрорешения. Если каждый раз вы в стрессе ищете записи и документы, подумайте, почему их так трудно найти. Нужно посмотреть кипы бумаги на столе? В компьютере (ноутбуке) множество версий, через которые нужно пробраться к искомой? Сделали заметки к презентации и забыли дома? Ваша файловая система настолько не выстроена, что один документ может оказаться в нескольких категориях? Проанализировав огрехи своей нынешней системы хранения документов (или вообще осознав ее отсутствие), можно решить для себя, что главное – находить протоколы и материалы прошедших встреч. Можно взять за правило сохранять важные записи, сделанные во время заседаний, в электронном календаре, или создать папку с документами, расположенными в хронологическом порядке, – так вы быстро найдете и просмотрите их. И будете уверены, что у вас есть правильно организованная папка с ключевыми документами и записями. Поддерживать эту систему нужно безо всяких оговорок, занося туда все записи либо сразу после встреч, либо в конкретный день. Для начала можно сосредоточиться на новой папке для одного вида переговоров, чтобы на ее примере выработать привычку и ощутить преимущества такого подхода, при этом минимизировав помехи.

Любая система, которую вы создаете для себя, будет надежна, если поддерживать ее регулярно. Начните с самого простого формата, постепенно усовершенствовав его по своим потребностям. Удивительно, но простейшие организационные навыки способны повысить нашу продуктивность.

Зак был привязан к своему смартфону и зависел от него и в личном плане, и в профессиональном. Каждую неделю он получал множество звонков с неизвестных номеров. Он редко добавлял их сразу же в контакт-лист, предпочитая подождать, пока не станет понятно, нужно ли добавлять данные собеседника в телефонную книгу. Когда Заку нужно было найти какой-то номер, который он еще не заносил в список контактов, он просматривал все входящие звонки, зачастую прослушивая несколько голосовых сообщений, прежде чем найти то, что надо. Поскольку он использовал архив голосовой почты как некую разновидность хранилища пока еще не постоянных контактов, его ящик часто был заполнен до предела.