Валентина Панкратова - Кадровая кухня

В начале каждого года нам не приходилось высчитывать, что сколько хранится, и не пора ли сдавать в уничтожение или в архив – просто брали папки с соответствующими надписями. Наверное, можно не говорить, что после завершения года, закладывая папки на временное хранение, старались группировать их, ориентируясь не на год заполнения, а на нижние надписи про уничтожение и сдачу в архив.

Долгосрочное хранение подразумевает архивацию. Некоторые компании имеют свои собственные архивы, некоторые проплачивают хранение в коммерческих.

Мне пришлось закрывать несколько компаний. И знаете, с чем я столкнулась? Во всех этих компаниях шаблоны описей устанавливались внутренними нормативными документами. Это, вроде бы, нормально. Однако, зачастую шаблоны описей отличаются, и порой весьма существенно, от шаблонов и правил ЦГАТО (Центрального государственного архива трудовых отношений).

Для непосвященных сообщаю, что именно ЦГАТО принимает на хранение все кадровые документы при ликвидации организации, его расценки, в отличие от коммерческих, вполне приемлемы. И принимает их исключительно по своим правилам, а не по тем, которые когда-то утвердил Генеральный директор ликвидируемой компании.

Если кто не имел счастья готовить свою Компанию к ликвидации, немного поясню. Компании при ликвидации обязаны сохранить все кадровые документы в течение срока, оговоренного законодательством. Стоимость хранения зависит от объема документов и количества лет хранения. Кстати, при ликвидации необходимо оплатить не только стоимость хранения бумаг на несколько десятков лет вперед, но и стоимость утилизации документов по мере завершения сроков их хранения. То есть для уменьшения оплаты лучше сдавать на хранение строго обязательные документы.

Я понимаю, что стабильно работающим компаниям не приходит в голову позаботиться о будущей ликвидации. И тем не менее… Вдруг вам доведется увидеть закат родной компании? Например, более сильный конкурент купит ее, вольет в себя бизнес и работников (через увольнение), а пустую компанию подведет под ликвидацию. Такое сейчас сплошь и рядом. В этом случае придется за все годы перелопачивать архив, чтобы привести его в соответствие с требованиями ЦГАТО.

Конечно, это больше будет головная боль тех, кто занимается архивом. Как правило, это делопроизводители, а не кадровики. И все же! Лучше придерживаться несложного правила. А именно: не сдавать в свой архив на длительное хранение всю дрянь. На этой стадии личные дела уволенных работников должны по максимуму «худеть», а еще лучше распадаться по видам документов. Есть четкое понимание, что именно хранится несколько десятков лет – личные карточки Т-2, трудовые договоры, приказы (прием, перевод, увольнение, по оплате…) и документы по передаче персональных данных. Все остальное в шредер или специальные короба с прорезями.

Один из вариантов. При сдаче в архив на длительное хранение разделить личные дела на законодательно важные документы и важные для Компании документы. Например, трудовые договоры. Т-2, приказы выделить в отдельное хранение, а все остальное оставить в Личных делах. Это позволит периодически устраивать чистки архива и просто избавляться от личных дел, в которых не будет ничего важного.

Оптимально передавать на долгосрочное хранение документы, сразу оформленные по стандартам ЦГАТО. Хотя, есть подозрение, что их правила также меняются со временем, и угнаться за ними не получится чисто физически.

Однако, не все так плохо. ЦГАТО предоставляет услугу по обработке документов перед сдачей их к ним на хранение. Естественно, услуга стоит денег. А еще она предоставляется на территории «ликвидируемого». Во всяком случае, я работала с ними именно по такой схеме.

В этой главе разговор пойдет о документах, делающих работу Отдела кадров более удобной. Эти бумажки хорошо хранятся в Личных делах и являются наглядными примерами тех документов, которые при увольнении работника надо, не парясь, уничтожать.

Да-да, как ни крути, а приходится иногда кадровикам самим себе изобретать новые документы. Как же это согласуется с тем, что они от обилия документов стонут? Элементарно!

Простой пример. Налоговая и ПФР требует предоставить ИНН работника. Это необязательный при приеме документ, и его у вас может и не быть. Вы обращаетесь к работнику с просьбой принести оригинал, чтобы внести ИНН в программу. А в ответ слышите: «Я вам при приеме все принес, и больше ничего приносить не буду». Никогда не сталкивались? У нас несколько раз такое было. Причем, с весьма высокопоставленными товарищами. На них не сильно наедешь и не пожалуешься начальнику.